CAPÍTULO II:
MARCO TEÓRICO
CAPÍTULO II:
MARCO TEÓRICO
En el entorno de esta investigación, se debe establecer un marco teórico, esencial para fundamentar todos los puntos tratados en el trabajo de investigación y obtener una guía para llevar la investigación hacia el punto donde se quiere llegar, apoyados por investigaciones anteriores y teorías ya plasmadas por diversos autores.
1.- ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN.
Dada la importancia que presentan las variables objetos de estudio en esta investigación dentro del ámbito organizacional, se ha despertado gran interés por el estudio de las mismas, desarrollándose numerosas investigaciones, de las cuales a continuación se citan y analizan algunas, con el propósito de establecer relación entre las mismas y que sirvan de aporte e impulso para la presente investigación.
Investigación realizada por Chacón (2008), en la Universidad Centro Occidental Lisandro Alvarado, titulada “Evaluación del Control Interno en las Asociaciones Cooperativas de Prestación de Servicios del Estado Yaracuy”.
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Tuvo como objetivo general evaluar el control interno de las asociaciones cooperativas del Estado Yaracuy caracterizando la eficacia de su gestión.
Se establecieron como objetivos específicos: Identificar los elementos del sistema de control interno de las cooperativas de prestación de servicios del Estado Yaracuy; diagnosticar las características del control interno actual;
analizar el cumplimiento de las funciones establecidas en sus estatutos sociales y demás instrumentos legales por parte de las instancia de evaluación y control; determinar la eficacia en la gestión de las asociaciones cooperativas del Estado Yaracuy.
Esta investigación se apoya en teorías desarrolladas por: Bertossi (2006);
Arias (2006); Herrera (2006); Hernández (2003); Ley Especial de Asociaciones Cooperativas (2001); Robbins (1999); Chiavenato (1998);
Stonner (1996); entre otros. El tipo de investigación fue un estudio de campo, de carácter descriptivo. La población estuvo conformada por 256 Asociaciones Cooperativas, se realizo un muestreo intencional, para seleccionar la muestra, la cual quedo conformada por 21 asociaciones cooperativas, equivalentes al 8,20% de la población objeto de estudio.
Se utilizo como técnica de recolección de datos la observación directa, información recolectada de especialistas y la encuesta. Se elaboró un cuestionario, basado en la escala de Lickert, conformado por veintiún (21) preguntas, constituidas por cinco alternativas, el instrumento fue validado por tres (3) expertos, el tipo de validez aplicada es de contenido, se obtuvo un
coeficiente de confiabilidad de 0,86, por lo cual se considera altamente confiable.
Se llego a la conclusión que existe debilidad de conocimiento y comprensión de los procesos administrativos enmarcados en la planeación, organización, dirección y control, así como también cierto desconocimiento de la importancia de los documentos normativos de la cooperativa en el marco del proceso, además se presta poca importancia al control interno como instrumento eficaz que facilita la gestión optima de las empresas.
Se considera como un antecedente importante para la investigación, debido a que estudia todos los aspectos fundamentales del control interno en las asociaciones cooperativas, que en su mayoría son empresas que están clasificadas entre el rubro de pequeñas y medianas empresas, por lo que comparte una característica importante con las empresas objeto de estudio de la presente investigación, permitiendo tomar como referencia aspectos resaltantes de la investigación realizada por Chacón para hacer comparaciones o tener presente los puntos más vulnerables de la variable en estudio, lo que contribuye al desarrollo de la investigación y sirve como soporte para su desarrollo.
Se presenta el estudio realizado por Croes (2007) en la Universidad Rafael Belloso Chacin, para optar al Titulo de Magíster en Gerencia Empresarial. La investigación se tituló: “Control Interno de los Fideicomisos Gubernamentales administrados por la Banca Universal”. El objetivo general
planteado fue: Analizar el Control Interno de los Fideicomisos Gubernamentales administrados por la Banca Universal.
Los objetivos específicos presentados fueron: identificar los objetivos de control interno de los fideicomisos gubernamentales de la banca universal, identificar las metas de control interno de los fideicomisos gubernamentales de la banca universal, determinar los procedimientos de control interno de los fideicomisos gubernamentales de la banca universal, identificar las normas de control interno de los fideicomisos gubernamentales de la banca universal, determinar las políticas de control interno de los fideicomisos gubernamentales de la banca universal, caracterizar la estructura organizacional del control interno de los fideicomisos gubernamentales de la banca universal y establecer las estrategias de control interno de los fideicomisos gubernamentales de la banca universal.
La investigación se apoya en los planteamientos de autores como:
Mantilla (2005), Frances (2005), Melinkoff (2005), Sabino (2001), Catacora (2001), Tamayo (2000), entre otros. Por su parte, el estudio fue de tipo descriptivo aplicada y de campo, de diseño no experimental. La población estuvo conformada por los seis (6) principales bancos universales venezolanos durante el periodo 2006-2007. Para la recolección de los datos se utilizó una matriz de análisis aplicada a la muestra seleccionada, se aplico un cuestionario dirigido a los gerentes encargados del control interno de los fideicomisos gubernamentales, el cual estuvo conformado por treinta y seis
(36) ítems con escalamiento tipo frecuencia, siendo el mismo validado por cinco (5) expertos en el área de finanzas. Se calculo la confiabilidad a través de la formula Alfa Cronbach, obteniéndose un coeficiente de 0,87.
Analizando los resultados se observó que dentro de los objetivos de control interno debe existir e implementarse una practica que conlleve al establecimiento de controles efectivos en la administración de los fideicomisos, los lineamientos para llevar a cabo la captación de fideicomisos, generalmente no se cumplen en su totalidad. Los procedimientos no se aplican exactamente como se presentan en los manuales. El desconocimiento de las normas operativas establecidas en el marco legal, retarda la aplicación y el tiempo de respuesta hacia los clientes, generando con ello, un alto nivel de ineficiencia. La estructura organizacional se adapta a las necesidades de sus clientes, en cuanto a las estrategias existe una contradicción en cuanto al tiempo de respuestas y retardan un poco los procesos de pago de los fideicomisos gubernamentales.
A través de la investigación realizada por Croes (2007) se puede constatar la importancia que representa un buen sistema de control interno dentro de toda organización y que las debilidades en el mismo ocasionan una cadena de problemas que atentan contra la salud e imagen de la organización, de allí entonces se deriva la importancia del estudio del control interno, es por esto que se asume que la investigación presentada anteriormente, representa una fuente importante de conocimiento para éste
trabajo de investigación, puesto que además de determinar normas, caracterizar procedimientos y examinar políticas, todos referidos al control interno dentro de las empresas del sector abordado, se evidencia la necesidad de evaluar esta variable, por lo que, la investigación sirve de apoyo y guía para el desarrollo de la presente estudio.
Al mismo tiempo, se observó la investigación realizada por Romero (2007) en la Universidad Rafael Belloso Chacin, para optar al Titulo de Magíster en Gerencia Empresarial. La investigación se tituló: “Control Interno del proceso de recaudación del efectivo de las empresas del sector eléctrico del Estado Zulia”. Tuvo como objetivo general analizar el control interno del proceso de recaudación del efectivo de las empresas del sector eléctrico del Estado Zulia.
Se presentaron como objetivos específicos de la investigación: evaluar la estructura organizativa en las empresas del sector eléctrico del Estado Zulia en relación al control interno del proceso de recaudación del efectivo, determinar las normas y procedimientos del control interno referente al proceso de recaudación del efectivo utilizados en las empresas del sector eléctrico del Estado Zulia, identificar las políticas utilizadas en las empresas del sector eléctrico del Estado Zulia en referencia al control interno del proceso de recaudación del efectivo. Se consultaron fuentes bibliográficas de
los siguientes autores: Stoner y Wankel (2001), Redondo (2001), Melinkoff (2001).
El tipo de investigación fue descriptiva de campo, aplicada, el diseño fue no experimental transeccional descriptivo, las unidades informantes integrantes del universo poblacional estuvieron conformados por diecisiete (17) sujetos del área de finanzas y auditoria de éstas organizaciones. Se diseño un instrumento tipo cuestionario de treinta y cuatro (34) ítems, el cual fue validado por cinco (5) expertos en el área, se determino la confiabilidad a través del método de la estabilidad, obteniendo un valor de 0,84. Los resultados permitieron evaluar la estructura organizativa, identificar las estrategias, normas y procedimientos del control interno del proceso de recaudación del efectivo de las empresas de ese ramo, así como, las características de las políticas utilizadas en dicho proceso.
Como conclusión de esta investigación se determinó que los recursos utilizados en la investigación desarrollada por Romero (2007), los cuales están dirigidos en dividir las principales tareas en sub-tareas, evaluar las estrategias de organización, establecer tareas principales, se conoció que la estructura no responden completamente a los propósitos de las empresas en el control interno, las normas están dirigidas a las operaciones, custodia, registros y manejo de información, los procedimientos utilizados son autorizaciones, salidas del efectivo, conciliaciones bancarias, emisión de
comprobantes de ingreso y egreso de efectivo, responsabilidades claramente definidas y precisadas en estas empresas.
El trabajo señalado sirve como antecedente de investigación al estudio planteado, puesto que en la misma se determinaron las normas, los procedimientos y las políticas de control interno del proceso de recaudación de efectivo, de igual manera, se consideraron medidas para subsanar las debilidades encontradas, se evidencio teorías que hablan sobre la variable objeto de estudio, además de esto, esta investigación, deja claro que el control interno esta presente en cada una de los procesos realizados dentro de una organización, sin importar el tipo o tamaño de la misma, por lo que la evaluación de esta variable se hace imprescindible para el desarrollo de cualquier empresa, es por todo ello que la investigación representa una fuente importante de referencia, apoyo e impulso para el presente estudio.
Se considera como otro antecedente importante para la investigación, el artículo publicado en la revista Actualidad Contable Faces, de la Universidad de los Andes, por Viloria (2005), titulado: “Factores que inciden en el sistema de Control Interno de una Organización”. El objetivo principal en esta investigación fue: Analizar los factores que inciden en el Control Interno de una Organización, utilizando como fuentes bibliográficas la Declaración de Principios de Contabilidad y Normas de Auditoria (1998), Informe COSO (1992), Declaración de norma de Auditoria (1973); y postulados de Pérez (1999); Viloria (1998); Whittington (2004).
La investigación realizada fue de tipo analítica y de campo. La población objeto de estudio estuvo conformada por empresas del sector privado, inscritas en el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales y ubicadas en el Municipio Libertador del Estado Mérida, tomándose para ello ciento doce (112) empresas con mas de veinte (20) trabajadores. Para escoger la muestra se estratificó por sector de actividades y se aplicó la estadística para obtener el tamaño de la misma, la cual ascendió a cuarenta y dos (42) empresas.
Se utilizó como instrumento y técnica de recolección de datos la encuesta, las cuales fueron sometidas a revisiones por expertos en el área, para determinar la validez y confiabilidad del mismo. Se realizaron pruebas piloto para comprobar de forma empírica si las respuestas se relacionaban con las interrogantes planteadas. Para analizar los resultados se utilizó la estadística descriptiva como análisis cuantitativo, asociándose los resultados con la revisión documental, para tener una capacidad interpretativa de los fenómenos de forma más amplia.
Luego de analizar los resultados obtenidos, se llego a la conclusión que estas organizaciones han obviado que el control interno debe ser un sistema, lo cual implica un conjunto de objetivos, y que, en el caso del control interno, este sistema es complejo ya que interactúa con su medio. El sistema de control interno se puede catalogar como un sistema abierto o complejo, debido a que éste interactúa con el entorno y es capaz de adaptarse a las condiciones del mismo; pero, a su vez, se adapta al ambiente. Es importante
que los responsables del diseño del sistema de control interno promuevan la integralidad como mecanismo eficiente para el logro de los objetivos organizacionales.
Así mismo, la investigación citada anteriormente sirve como aporte para el presente estudio, por lo que indaga sobre las diferentes conceptualizaciones en cuanto a la variable de control interno y analiza todos los factores que influyen en el mismo a nivel organizacional, ofreciendo además, lineamientos que sirven para guiar la gestión empresarial hacia la consecución y logro de los objetivos organizacionales. Por lo que se considera un aporte muy útil en el desarrollo de la investigación.
Por otra parte, se hace referencia a la investigación presentada en la Universidad Rafael Belloso Chacin, por Medina (2010), para optar al titulo de Magíster en Gerencia Empresarial, titulado: “Indicadores de gestión y mantenimiento preventivo de las herramientas de perforación de las compañías de servicios en el sector petrolero”. Cuyo objetivo principal estuvo dirigido a determinar los indicadores de gestión y el mantenimiento preventivo de las herramientas de perforación de las compañías de servicios en el sector petrolero.
Los objetivos específicos descritos fueron: identificar las dimensiones de los indicadores de control para el proceso de evaluación de las herramientas de perforación en las compañías de perforación de servicios en el sector petrolero; definir las características de los controles de gestión de las herramientas de perforación en las compañías de perforación de servicios en
el sector petrolero; describir las tecnologías de diagnóstico para evaluar el mantenimiento preventivo de las herramienta de perforación en las compañías de perforación de servicios en el sector petrolero; describir el proceso de mantenimiento preventivo de las herramienta de perforación en las compañías de perforación de servicios en el sector petrolero; determinar la relación entre los indicadores de gestión y el mantenimiento preventivo de perforación en las compañías de perforación de servicios en el sector petrolero.
Esta investigación fue sustentada en las teorías de Duffuaa, Raouf, Dion (2008); Chase, Jacobs y Aquilano (2005); Pacheco (2002); Kaplan and Norton (2000); entre otros. Esta investigación se tipificó como un estudio descriptivo correlativo, de campo, de diseño no experimental, transeccional.
La población fue de tres (3) empresas de servicio petrolero ubicadas en la Costa Oriental del Lago y las unidades informantes estuvieron constituidas por treinta y dos (32) empleados de diferentes cargos en dichas empresas.
Se utilizó como técnica de recolección de datos, una encuesta de no venta y dos (92) ítems de acuerdo a la escala de Likert, el instrumento fue validado por cinco (5) expertos en el área, la confiabilidad se determinó a través de la formula de Alpha Cronbach, arrojando un grado de confiabilidad de 0,93.
Los resultados de esta investigación permitieron conocer las dimensiones de los indicadores de control utilizados en las empresas de servicio petrolero y sus características, estableciendo como conclusión que los valores obtenidos reflejan una coordinación de los procesos de control relativamente
alto, pero existen algunas deficiencias en control y seguimiento de las mismas. El proceso de mantenimiento preventivo es muy bien llevado por las empresas y sus técnicas de diagnóstico son utilizadas por diferentes técnicas. La relación de ambas variables fue calculada mediante la correlación de Pearson la cual arrojo un valor de 0.482 ubicándose en una correlación positiva media, obteniendo que existe una relación parcial entre las variables.
Cabe destacar la importancia que éste estudio representa para esta investigación, puesto que expone aspectos importantes relacionados con una serie de indicadores de gestión inherentes a los modelos, aportando elementos fundamentales y útiles, deja evidencia de la importancia que tiene el manejo de control de gestión dentro de toda organización, independientemente del sector donde se desenvuelva, y que en gran medida el éxito de la gestión empresarial depende del control de gestión que se maneje dentro de la organización, además proporciona lineamientos metodológicos para precisar la selección de autores para estructurar la fundamentación teórica.
De igual manera, se tomó como antecedente de esta investigación, el trabajo desarrollado por Maican (2009) presentada en la Universidad Rafael Urdaneta, para optar al titulo de Magíster Scientiarum en Administración de Empresas, trabajo de grado titulado: “Indicadores de Gestión y Comportamiento Organizacional en Empresas de Servicio Petrolero del Estado Zulia”. El objetivo general de esta investigación fue: Determinar la
relación entre las variables Indicadores de Gestión y Comportamiento Organizacional en Empresas de Servicio Petrolero en el Estado Zulia.
Los objetivos específicos de la investigación son: describir la medición de los indicadores de gestión en empresas de servicios petroleros del Estado Zulia; indicar las bases teóricas de los indicadores de gestión en empresas de servicios petroleros del Estado Zulia; proponer estrategias para mejorar la existencia de los indicadores de gestión en empresas de servicios petroleros del Estado Zulia; caracterizar los factores que influyen en el comportamiento organizacional de empresas de servicios petroleros del Estado Zulia;
identificar estrategias para modelar el comportamiento organizacional en empresas de servicios petroleros del Estado Zulia. Entre la Bibliografía consultada se encuentra: Chiavenato (2007); Newstrom (2007); Robbins (2004); McGregor (2004); Domínguez (2003); Kinicki y Kreitner (2003), entre otros.
El Estudio fue descriptivo y correlacional con un diseño no experimental, transeccional, la población objeto de estudio estuvo conformada por doce (12) directores y ciento treinta y cuatro (134) clientes de las empresas de servicios petroleros del Estado Zulia, realizándose un muestreo aleatorio estratificado, quedando la muestra en doce (12) directivos y cincuenta y seis (56) clientes. Se utilizó la encuesta y la observación como instrumentos y técnicas de recolección de los datos sometido al juicio de cinco (5) expertos que le otorgaron la validez necesaria, se realizaron dos (2) cuestionarios, uno para cada variable, con 30 ítems para medir la variable de Indicadores de
Gestión y otro de 24 ítems para medir la variable Comportamiento Organizacional, cada una con cuatro (4) alternativas de respuestas, según la escala de likert.
La confiabilidad se determinó utilizándose para ambos casos el coeficiente Alpha Cronbach, obteniendo un nivel de 0,928 para el instrumento de la variable de Indicadores de Gestión y 0,937 para el instrumento de la variable de Comportamiento Organizacional, lo que significa que tienen un alto grado de confiabilidad. Fue aplicado el RHO de Spearman a las variables, para obtener la correlación entre ellas, arrojando como resultado un valor de 0,824, lo cual indica que hay una relación alta y estadísticamente significativa entre las variables estudiadas en esta investigación.
En conclusión se determinó que si se evalúan y se cumplen con indicadores de gestión determinados, estos darán como resultados que se logren los objetivos planteados, así mismo al tratar de comprender la conducta humana, esto determina la eficacia para conseguir y conservar empleados de alta productividad, por lo que se recomendó a los directivos incorporar estrategias novedosas, formación permanente para realizar una gestión que evidencie habilidades conceptuales y técnicas humanas para lograr motivar así como también generar satisfacción en el trabajo que desempeñan.
Se puede afirmar que esta investigación aportó una serie de conocimientos e informaciones con relación a la situación planteada, que
sirve como marco de referencia para el presente trabajo, pues los indicadores de gestión y el comportamiento organizacional, son herramientas importantes en la toma de decisiones, para el conocimiento y dirección de las empresas, implementando programas, funciones y controles que permitan el desarrollo y crecimiento de las organizaciones. Esta investigación se realizo en un sector muy diferente al que se quiere estudiar, pero se evidencia como la aplicación de los indicadores de gestión son de utilidad para el éxito organizacional dentro de cualquier sector en el que se aplique, por tanto, la investigación sirve de apoyo e impulso para el desarrollo del estudio de la variable en cuestión.
Como otro antecedente, se presenta la investigación desarrollada por Lapi (2005), presentada en la Universidad Centro Occidental Lisandro Alvarado, titulado: “Análisis de los Indicadores de Gestión en los establecimientos de salud de las redes ambulatoria y hospitalaria del Estado Yaracuy”. Se presento como objetivo principal diseñar una propuesta de análisis de los indicadores de gestión en los establecimientos de salud de las redes ambulatorias y hospitalarias del estado Yaracuy.
Teniendo como objetivos específicos: Realizar un diagnostico de la situación actual del cálculo y análisis de los indicadores de gestión en las redes ambulatorias y hospitalarias de Prosalud Yaracuy; determinar la factibilidad técnica, legal y financiera de la aplicación de los indicadores de gestión en los establecimientos de salud del Estado Yaracuy y proponer los lineamientos que orienten el análisis de los indicadores de gestión en los
establecimientos de salud del Estado Yaracuy. Algunas de las fuentes bibliográficas que apoyaron la investigación fueron las desarrolladas por los siguientes autores: Boada (2003); Marcial (2002); Otero y Otero (2002);
Perez (2002); Rodriguez (2002); Chiavenato (2001); Hernández (2001);
Rojas (2001); Mejia (2000), Beltran (1999), Puertas (1998); entre otros.
La investigación se identifico como un proyecto de tipo factible, con diseño no experimental, de campo, con base documental, la población total fue de 151 personas, conformada por los Coordinadores Municipales y de los Establecimientos de Salud de la red ambulatoria, así como los gerentes y directores de hospitales. La muestra se selecciono para el primer grupo por muestreo aleatorio simple con el 30% de la población, para un total de 42 Coordinadores, siendo la muestra de gerentes y directores de línea considerada en la totalidad de la población, representada por 6 personas.
Fue utilizado para la recolección de datos, la observación, documentación y la encuesta, desarrollándose un cuestionario de 22 ítems con 4 alternativas de respuesta, utilizando la técnica de Lickert, el mismo fue validado por varios expertos en el área, se obtuvo un coeficiente alfa igual al 93,5%, lo que significa que el instrumento es altamente confiable. Los resultados obtenidos muestran que existe insuficiencia en el análisis de los indicadores de gestión en los centros de salud de la red ambulatoria, así como que no siempre son calculados y analizados los relativos a la calidad e impacto.
En cuanto al aporte de la investigación anteriormente citada, se obtuvo información importante con relación al tema estudiado, que sirve de guía y
complemento para la presente investigación, destacando la importancia que tiene dentro de toda organización la aplicación de indicadores de gestión, que contribuye al desarrollo de las actividades gerenciales y que la falta de aplicación o debilidades en el análisis de los mismos, repercute directamente no solo en la imagen de la empresa sino en el desenvolvimiento de sus funciones y el logro de los objetivos establecidos, además sobre la investigación citada se pudieron obtener datos sobre sus resultados a los fines de comparar los que se obtendrán en el presente trabajo .
Igualmente, se tomo como antecedente de esta investigación el artículo presentado por Vargas (2007) en la Revista de Ciencia Sociales, del Instituto de Investigación de la Universidad de Zulia, Titulado: “Indicadores de Gestión Hospitalaria”. El cual presentó como objetivo: Abordar el tema de los indicadores de gestión desde la óptica de su utilidad para la oportuna toma de decisiones gerenciales.
Se realizó una investigación exploratoria, bibliográfica previa y empírica posterior, mediante un esfuerzo de observación participante, a través de pasantías profesionales, basándose en bibliografías de autores como:
Beltrán (2004); Charlita (2003); Chiavenato (2000); Cosialls (2000); Peiró (1999); Testa (1995); García (1993), entre otros. Se tomo como población para este estudio tres (3) hospitales de la ciudad de Maracaibo, del Estado Zulia.
Se llego a la conclusión que en los hospitales estudiados se calculan de manera mecánica y rutinaria indicadores referidos a su capacidad,
productividad, eficiencia, etc, sin embargo, no se encontró vinculación aparente entre las decisiones gerenciales y la información que se extrae de ellos. Se considera necesario así como de gran utilidad la incorporación del cálculo de indicadores de productividad y eficiencia del recurso humano e indicadores estratégicos, que vallan orientados a la búsqueda de cambios estructurales que permitan una valoración efectiva del que hacer hospitalario.
En consecuencia, este artículo representa una fuente de gran apoyo para esta investigación, puesto que en el mismo se analizó la variable Indicadores de Gestión, se describió su utilidad dentro del ámbito organizacional y se evidenció como solo el cálculo de los indicadores de gestión no es muy funcional para la empresa, puesto que el uso de los mismos debe utilizarse para la toma de decisiones de la organización, servir como un sistema de retroalimentación de los procesos, que valla en función de mejorar la calidad de los servicios prestados y que permita la consecución de los objetivos planeados, por lo que este antecedente afirma la necesidad que existe a nivel organizacional de aplicar indicadores de gestión como una herramienta estratégica, por tanto, sirve de apoyo, estimulo e impulso para la presente investigación.
2.- BASES TEÓRICAS
A continuación se presentan las bases teóricas enfocadas en el tratamiento del control interno y los indicadores de gestión, donde se hace
referencia a los puntos de vista de distintos autores que plantean su conocimiento acerca de las variables en estudio buscando profundizar su mejor entendimiento para efectos de comprensión y que sirven de soporte para la investigación.
2.1 CONTROL
Según Chiavenato (2001 pag.347), el control presupone la existencia de objetivos y de planes, ya que no se puede controlar sin que haya planes que definan lo que debe hacerse. El control verifica si la ejecución está acorde con lo que se planeó; y cuanto más complejos y definidos sean los planes y mayor sea el período para el cual fueron hechos, más complejo será el control.
Es por ello, que el control promueve las potencialidades de los individuos, ya que su carácter es de pronóstico, debido a que mide la efectividad presente y futura de la actuación de todos los recursos de la empresa, siendo su principal propósito, prever y corregir errores y no simplemente registrarlos.
2.1.1 CONTROL INTERNO
Es considerado como uno de los pilares fundamentales dentro de la organización, mediante el cual se puede medir el grado de vulnerabilidad y fortaleza que ésta posee en la consecución de sus procesos más rutinarios y elementales, que es aplicado en todos los niveles de la misma buscando garantizar la consecución de las metas y objetivos planteados.
Estupiñan (2006) lo define como un proceso, efectuado por el personal de una entidad, diseñado para conseguir unos objetivos específicos. La definición es amplia y cubre todos los aspectos de control de un negocio, pero al mismo tiempo permite centrarse en objetivos específicos.
Por su parte, Santillana (2003) establece que el control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada son adoptados por una entidad para salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de su información financiera y la complementaria administrativa y operacional, promover eficiencia operativa y estimular la adhesión a las políticas prescritas por la administración.
En este sentido Mantilla (2005) define el control interno de una manera mas amplia como un proceso efectuado por el directorio, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de los objetivos dentro de las siguientes categorías:
• Eficacia y eficiencia de las operaciones.
• Fiabilidad de la información fina nciera.
• Cumplimiento de las leyes y normas aplicables.
El primer aspecto clave de la definición propuesta es que se trata de un proceso. En consecuencia los controles internos no deben ser hechos o mecanismos aislados, o decretos de la dirección, sino una serie de acciones, cambios o funciones que, en conjunto, conducen a cierto fin o resultado. Esto por sí solo extiende el concepto de control interno más allá de la noción
tradicional de controles financieros, para convertir el control interno en un sistema integrado de materiales, equipo, procedimientos y personas.
La siguiente frase de la definición, efectuado por el personal de una entidad, indica que el control interno es asunto de personas. Ninguna organización puede conocer todos los riesgos actuales y potenciales a los que está expuesta en cualquier momento determinado y desarrollar controles para hacer frente a todos y cada uno de ellos. En consecuencia las personas que componen la organización deben tener conciencia de la necesidad de evaluar los riesgos y aplicar controles, y deben estar en condiciones de responder adecuadamente a ello.
Puede decirse que la parte más importante de la definición es que se alcanzarán los objetivos. Los controles internos no son elementos restrictivos sino que posibilitan los procesos, permitiendo y promoviendo la consecución de los objetivos porque se refieren a los riesgos a superar para alcanzarlos.
No se trata sólo de los objetivos relacionados con la información financiera y el cumplimiento de la normativa, sino también de las operaciones de gestión del negocio. Esta manera de ver los controles da valor a las tareas de evaluación y perfeccionamiento de los controles internos y se convierten en responsabilidad de todos.
Tal como se ha visto, cada autor tiene un criterio diferente sobre el concepto de control interno, pero se puede ver que presentan varios aspectos en común, como que el control interno es un proceso, desarrollado por personas y que incluye métodos, normas y procedimientos, con el
propósito de alcanzar los objetivos establecidos. Por consiguiente se puede decir que el control interno representa una herramienta necesaria y de gran utilidad dentro de toda organización.
2.2.2 SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Spencer (2007) establece que el sistema de control interno incluye las políticas, los procedimientos, las tareas, los comportamientos y los demás aspectos de una empresa que, facilitan su funcionamiento efectivo y eficiente; ayudan a garantizar la calidad del reporting interno y externo;
ayudan a garantizar la conformidad con las leyes y con las regulaciones aplicables pero también con las políticas internas, relacionadas con la conducta en los negocios.
Para toda empresa el sistema de control interno representa una función clave en la gestión de riesgo que es significativa para el cumplimiento de sus objetivos empresariales. El propósito de cualquier sistema de control interno es el de alcanzar o mantener un estado o una condición deseado. Su principal función es la tratar de ayudar a conseguir los objetivos, a manejar los riesgos y a mantener las cosas en equilibrio.
En tal sentido Mantilla y Cante (2005) señalan que un sistema de control debe ser:
• Amplio y Comprensivo: cubriendo todo aspecto importante de la organización. Los detalles no son objetos de control porque son cubiertos
mediante el análisis de métodos y procedimientos, pero los factores relevantes deben ser objeto de control específico. Nada en el sistema puede escapar del control.
• Balanceado: teniendo en cuenta la totalidad del sistema, sin poner énfasis en un área descuidando otra. Cuando se enfatiza solo en un área posiblemente ésta sea controlada, pero las otras se quedan sin control.
• Eficiente: los reportes y la información deben ser a tiempo para que sean útiles y debe determinarse el mínimo necesario.
• Creativo: el establecimiento de controles no debe ser un proceso mecánico. Aunque la simple lógica es de ayuda, los nuevos y cambiantes modelos requieren continua actualización.
2.2.3 IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO
Muñoz (2002) afirma: El establecimiento de un sistema de control interno facilita a las autoridades de la empresa la evaluación y supervisión, y en su caso, la corrección de los planes, presupuestos y programas que determinarán el rumbo a seguir en la institución, de acuerdo con la misión, visión y objetivos de ésta. Con solo cumplir con esto, se justificaría la importancia del control interno.
El nuevo enfoque de control interno puede verse un poco riguroso, pero por su actualidad, puede ser asimilado, de forma provechosa por la economía de las entidades. Sus cinco componentes son nuevos elementos
que se aportan al sistema, se integran entre sí y se implementan de forma interrelacionada, influenciados por el estilo de dirección. Sirven para determinar si el sistema es eficaz. Marcan una diferencia con el enfoque tradicional de control interno dirigido al área financiera. Dichos componentes se enmarcan en el sistema de gestión. Permiten prever los riesgos y tomar las medidas pertinentes para minimizar o eliminar su impacto en el cumplimiento de los objetivos organizacionales.
En este sentido, el control interno es importante ya que todas las empresa, públicas, privadas y mixtas, deben contar con un buen sistema de control interno para confiar en los conceptos, cifras, informes y reportes de los estados financieros. En tal sentido, el control interno brinda una confianza razonable de que los estados financieros han sido elaborados bajo un esquema de controles que disminuyan la probabilidad de tener errores sustanciales en los mismos.
2.2.4 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO
Estupiñan (2006) afirma que son objetivos básicos del control interno:
• Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la institución.
• Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y administrativos.
• Promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas.
• Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.
Por su parte, Fonseca (2008) cita que son objetivos del control interno:
• Eficiencia: se vincula con el logro de los objetivos y las metas previstas.
• Eficacia: se refiere a la relación existente entre los bienes o servicios producidos y los recursos utilizados para producirlos.
• Transparencia: implica posibilitar el acceso público a la información sobre los actos y actuaciones que se ejecuten por la administración institucional.
• Economía: involucra las condiciones en las que se adquiere recursos financieros, materiales y humanos en cantidad y calidad apropiada, así como al menor costo posible.
• Calidad de los servicios y operaciones: se orienta a promover mejoras en las actividades y brindar mayor satisfacción a los usuarios, con productividad y con menores costos y defectos en los servicios.
Tales controles comprenden los procesos de planeamiento, organización, dirección y control de las acciones institucionales, así como los instrumentos de medición de rendimiento y monitoreo de las actividades ejecutadas.
2.2.5 PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO
Según Perdomo (2004), los principios del control interno son los siguientes:
• Separación de funciones de operación, custodia y registro.
• Dualidad a plurilateralidad de personas en cada operación, es decir, en cada operación de la empresa, cuando menos deben intervenir dos personas.
• Ninguna persona debe tener acceso a los registros contables que controlan su actividad.
• El trabajo de los empleados será de complemento y no de revisión.
• La función de registro de operaciones será exclusiva del departamento de contabilidad.
2.2.6 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO
El control interno varía mucho entre las organizaciones, según factores como el tamaño, la naturaleza de las operaciones y los objetivos, sin embargo ciertas características son esenciales para el buen funcionamiento del mismo. A través de la consulta a varios autores se identifican cinco elementos de control interno que se relacionan entre sí y son inherentes al estilo de gestión de la empresa.
Mantilla (2005) afirma que, los sistemas de control interno son dinámicos y no es un proceso serial, en el cual los componentes afectan solamente al siguiente. Es un proceso interactivo multidireccional en el cual casi todos los componentes pueden influenciar a los otros. Define y clasifica a éstos componentes como:
(a) Ambiente de control:
El ambiente de control da el tono de una organización, influenciando la conciencia de control de los empleados. Es el fundamento de todos los demás componentes del control interno, proporcionando disciplina y estructura. Los factores del ambiente de control interno incluyen la integridad, los valores éticos y la competencia de la gente de la entidad, la filosofía y el estilo de la operación de administración, la manera como la administración asigna autoridad, responsabiliza, organiza, desarrolla a su gente, así como la atención y dirección proporcionada por el consejo de directores. En este sentido el ambiente de control define que la esencia de cualquier negocio es su gente y sus atributos individuales, incluyendo los factores mencionados anteriormente. La gente es el motor que dirige la entidad y el fundamento sobre el cual todas las cosas descansan.
(b) Evaluación de los riesgos:
La evaluación de riesgos es la identificación y análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, formando una base para la determinación de cómo deben administrarse los riesgos. Cada entidad enfrenta una variedad de riesgos derivados de fuentes externas e internas los cuales deben valorarse. Una condición previa para la valoración de riesgos es el establecimiento de los objetivos, enlazados en niveles diferentes y consistentes internamente. La definición de objetivos es una
condición previa para la valoración de riesgos. Por lo que, primero se deben definir los objetivos a fin de que la administración pueda identificar los riesgos y tomar las acciones necesarias para administrarlos.
(c) Actividades de control:
Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se lleven a cabo las instrucciones de la dirección de la empresa. Ayudan a asegurar que se tomen las medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con la consecución de los objetivos de la empresa. Hay actividades de control en toda la organización, a todos los niveles y en todas las funciones.
Las actividades de control pueden ser descritas para objetivos de control específicos. Usualmente las actividades de control implican dos elementos: el establecimiento de una política que pueda cumplirse y, sirviendo como base para el segundo elemento, procedimientos para llevar a cabo la política. El procedimiento es la revisión misma, desempeñada de manera oportuna y con la atención prestada a factores establecidos en la política, tales como la naturaleza y el volumen de los valores negociados, y su relación con el valor neto y la edad del cliente.
(d) Información y comunicación:
Los sistemas de información y comunicación se interrelacionan. Debe identificarse, capturarse y comunicarse información pertinente y en una forma
y un tiempo que permita a los empleados cumplir con sus responsabilidades.
Los sistemas de información producen reportes, contienen información operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento, que hace posible operar y controlar el negocio. La comunicación efectiva también debe darse en un sentido amplio, fluyendo hacia abajo, a lo largo y hacia arriba de la organización.
La información se requiere en todos los niveles de una organización para operar el negocio y moverlo hacia la consecución de los objetivos de la entidad en todas la categorías, operacionales, información financiera y cumplimiento. Se usa un ordenamiento de la información. La información es identificada, capturada, procesada y reportada mediante sistemas de información. El término sistema de información es frecuentemente utilizado en el contexto del procesamiento de datos generados internamente relacionados, tales como compras y ventas.
La comunicación es inherente a los sistemas de información, estos sistemas, pueden proporcionar información al personal apropiado a fin de que ellos puedan cumplir sus responsabilidades de operación, información financiera y de cumplimiento. Pero las comunicaciones también deben darse en un sentido amplio, relacionándose con las expectativas, las responsabilidades de los individuos y los grupos, así como otros asuntos importantes.
(e) Supervisión o monitoreo:
Los sistemas de control interno requieren supervisión, es decir, un proceso que comprueba que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Esto se consigue mediante actividades de supervisión continuada, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas cosas. La supervisión continuada se da en el transcurso de las operaciones. Incluye tanto las actividades normales de dirección y supervisión, como otras actividades llevadas a cabo por el personal en la realización de sus funciones. El alcance y la frecuencia de las evaluaciones periódicas dependerán esencialmente de una evaluación de los riesgos y de la eficacia de los procesos de supervisión continuada.
Según lo exponen Warren, Reeve, Fess (2005), los elementos de control interno forman un paraguas que protege a la empresa de las amenazas contra el control. El buen ambiente de control que hay en la empresa esta representado por el tamaño del paraguas. La evaluación de riesgos, los procedimientos de control y la supervisión son la trama que impide el paso del agua. La información y la comunicación vinculan al paraguas con la administración.
(a) Ambiente de control:
El ambiente de control de una empresa es la actitud global de sus administradores y empleados hacia la importancia de los controles. Uno de los factores que influyen en el ambiente de control es la filosofía y estilo
administrativo de los directivos, la estructura organizacional de la empresa, que es el marco de la planeación y control de las operaciones y las políticas de personal. Dichos lineamientos abarcan la contratación, capacitación, evaluación, retribución y promoción de los empleados. Además comprenden las descripciones de puestos, código de ética de los empleados y políticas de resolución de conflictos de interés. Estas políticas y procedimientos pueden mejorar el ambiente de control interno si generan la certeza de que se contrate y retenga solo a empleados honrados y competentes.
(b) Evaluación de Riesgos:
Todas las organizaciones enfrentan riesgos. Los administradores deben evaluar estos riesgos y tomar las medidas pertinentes para controlarlos, de modo que los objetivos de control interno se cumplan. Una vez unificados los riesgos, es posible analizarlos para juzgar su importancia, evaluar las probabilidades de que ocurran y determinar cuales acciones los reducirán al mínimo.
(c) Los Procedimientos de Control:
Los procedimientos de control se establecen con el fin de garantizar que las metas de la empresa se alcancen, incluida la prevención de fraudes.
Algunos de esos procedimientos son: personal competente, rotación de tareas y vacaciones obligatorias. Separación de responsabilidades para operaciones relacionadas. Separación de operaciones, custodia de activos y contabilidad. Pruebas y medidas de control.
(d) La Supervisión:
Supervisar el sistema de controles interno permite detectar deficiencias y mejorar la eficacia del control. El sistema de control interno puede supervisarse mediante acciones continuas de los administradores o por evaluaciones separadas. Las acciones de vigilancia continua pueden incluir la observación de la conducta de los empleados y los signos de alerta que surgen del sistema contable.
(e) La Información y la Comunicación:
Se necesita información en todos los niveles para ayudar a los ejecutivos a alcanzar los objetivos de la organización. La información debe ser confiable, oportuna, accesible, y provista en un formato consistente. Una buena comunicación consiste en explicar a los empleados sus funciones y obligaciones individuales relacionadas con los informes financieros. Los canales de comunicación abierta son indispensables para que el sistema de información funcione bien.
Para Santillana (2003), los elementos de control interno consisten en las políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de la entidad. Dicha estructura consiste en los siguientes elementos: El ambiente de control, la evaluación de riesgos, los sistemas de información y comunicación, los procedimientos de control, la vigilancia.
(a) El Ambiente de Control:
El ambiente de control representa la combinación de factores que afectan las políticas y procedimientos de una entidad, fortaleciendo o debilitando sus controles. Estos factores son los siguientes: Actitud de la administración hacia los controles internos establecidos, métodos para asignar autoridad y responsabilidad, métodos de control administrativo para supervisar y dar seguimiento al cumplimiento de las políticas y procedimientos.
(b) La Evaluación de Riesgos:
El propósito de la eva luación de riesgos de una entidad es el de identificar, analizar y administrar riesgos que puedan afectar los objetivos de la entidad. La administración debe desarrollar un proceso de evaluación de riesgos, con el objeto de conocer los riesgos relevantes respecto a los objetivos de la entidad y determinar que acciones se pueden tomar para minimizar esos riesgos y medir la probabilidad de ocurrencia de los mismos.
La administración puede iniciar planes o acciones para mitigar riesgos específicos o pueden decidir aceptar un riesgo por el costo que puede implicar el corregirlo u otras consideraciones.
(c) Los Sistemas de Información y Comunicación:
Los sistemas de información consisten en los métodos y registros establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar y producir información cuantitativa de las operaciones que realiza una entidad económica. La calidad de los sistemas generadores de información afecta la habilidad de la gerencia en tomar decisiones apropiadas para controlar las
actividades de la entidad y preparar reportes financieros confiables y oportunos. Los sistemas de comunicación incluyen la forma en que se dan a conocer las funciones y responsabilidades relativas al control interno de los reportes financieros.
(d) Los Procedimientos de Control:
Los procedimientos y políticas que establece la administración y que proporcionan una seguridad razonable de que se van a lograr en forma eficaz y eficientemente los objetivos específicos de la entidad, constituyen los procedimientos de control. Estos procedimientos persiguen diferentes objetivos y se aplican en distintos niveles de la organización y del procesamiento de las transacciones. También pueden estar integrados por componentes específicos del ambiente de control, de la evaluación de riesgos y de los sistemas de información y comunicación. Atendiendo a su naturaleza, estos procedimientos pueden ser de carácter preventivo o detectivo.
Los procedimientos de carácter preventivo son establecidos para evitar errores durante el desarrollo de las transacciones. Los procedimientos de control de carácter detectivo tienen como finalidad detectar los errores o las desviaciones que durante el desarrollo de las transacciones no hubieran sido identificados por los procedimientos de control preventivo.
(e) La Vigilancia:
Una importante responsabilidad de la administración es la de establecer y mantener los controles internos, así como el vigilarlos, con el objeto de
identificar si éstos están operando efectivamente y si deben ser modificados cuando existen cambios importantes. La vigilancia es un proceso que asegura la eficiencia del control interno a través del tiempo, e incluye la evaluación del diseño y operación de procedimientos de control de forma oportuna, así como el de aplicar medidas correctivas cuando sea necesario.
Este proceso se lleva a cabo a través de actividades en marcha (en el momento en que se llevan a cabo las operaciones normales), evaluaciones separadas o por la combinación de ambas.
2.2.7 EL CONTROL INTERNO EFECTIVO.
Estupiñan (2006) afirma que los sistemas de control interno de entidades diferentes operan con distintos niveles de efectividad. En forma similar, un sistema en particular puede operar en diversa forma en tiempos diferentes.
Cuando un sistema de control interno alcanza una calidad razonable, puede ser considerado efectivo.
El control interno puede ser juzgado efectivo en cada uno de los tres grupos, respectivamente, si el consejo de administración o junta directiva y la gerencia tienen una razonable seguridad de que:
• Entienden el grado en que se alcanzan los objetivos de las operaciones de las entidades.
• Los informes financieros sean preparados en forma confiable.
• Se observen las leyes y los reglamentos aplicables.
De acuerdo con este enfoque Mantilla y Cante (2005) consideran que el control no puede ser post facto, por lo tanto el control efectivo debe ser realizado en el punto de acción o al tiempo de su ejecución. El control afecta tanto el futuro como el presente de la organización, al indicar las acciones conectivas que permitan rectificar las desviaciones de lo planeado. El pasado no es afectado por el control porque no admite modificaciones pero si puede ser objeto de estudio y análisis para conocer esas experiencias anteriores.
2.2.8 MÉTODOS PARA EVALUAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Según lo expuesto anteriormente el control interno contempla una seguridad razonable, pero no absoluta, de que los objetivos del sistema se cumplirán. La implantación y mantenimiento de un adecuado sistema de control interno es responsabilidad de la administración y la gerencia. Debido a esto es importante para toda organización realizar evaluaciones periódicas de control interno que puedan garantizar la transparencia de los procesos y prevenir errores e irregularidades.
Según lo plantea Estupiñan (2006) existen tres métodos de evaluación del sistema de control interno por medio de:
(a) Método de Cuestionario.
Este método consiste en diseñar cuestionarios con base en preguntas que deben ser contestadas por los funcionarios y personal responsable de las distintas áreas de la empresa bajo examen. Las preguntas son formuladas de tal forma que las respuestas afirmativas indiquen un punto
óptimo en el sistema de control interno y una respuesta negativa indique una debilidad o un aspecto no muy confiable.
(b) Método Narrativo o Descriptivo.
Es la descripción detallada de los procedimientos más importantes y las características del sistema de control interno para las distintas áreas clasificadas por actividades, departamentos, funcionarios y empleados, mencionando los registros y formularios que intervienen en el sistema.
Este método que puede ser aplicado en auditorias de pequeñas empresas, requiere que el auditor que realiza el relevamiento tenga la suficiente experiencia para obtener la información que le es necesaria y determinar el alcance del examen. El relevamiento se realiza mediante entrevistas y observaciones de cada uno de los principales documentos y registros que intervienen en el proceso.
(c) Método Grafico o Diagrama de Flujo.
Este método consiste en describir objetivamente la estructura orgánica con las áreas de la auditoria, así como los procedimientos a través de sus distintos departamentos y actividades. Este método es un complemento muy útil porque la representación básica de los circuitos administrativos de la empresa pueden ser utilizados para varios años, en el caso de exámenes recurrentes, y localizar muy rápidamente rutinas susceptibles de mejoramiento logrando una mayor eficiencia administrativa.
Sus principales ventajas son: (a) Identificar la presencia o ausencia de controles financieros y operativos, (b) permitir al auditor apreciar en forma panorámica los distintos procedimientos que se combinan en el relevamiento, (c) identificar las desviaciones de procedimientos o rutinas de trabajo y (d) facilitar la presentación de recomendaciones y sugerencias a la gerencia de la empresa sobre asuntos financieros y operativos.
De la misma forma, Perdomo (2004) describe a los métodos de evaluación del control interno, como una estimación cualitativa personal y relativa de los procesos, rutinas y áreas, acerca de la efectividad de los métodos adoptados por una empresa, con el objeto de asegurar la veracidad de su información y protección de su patrimonio. Existen varios métodos para evaluar el control interno de una empresa, por ejemplo con base en:
(a) Cuestionarios:
Cuando se plantean los puntos que integran los elementos básicos del control interno, con base en preguntas, siendo contestadas por la persona encargada para ello, trátese de auditor, contador, funcionario, etc, al observar los procesos, rutinas, áreas y manifestaciones de la empresa. El método del cuestionario es el que mas se utiliza en la actualidad.
(b) Método Descriptivo:
Cuando en forma escrita se relacionan y detallan los procesos, rutinas y medidas, clasificados por actividades, departamentos, funcionarios y
registros de la empresa. En la práctica este método es aplicable a pequeñas empresas.
(c) Método Gráfico:
Cuando por medio de gráficas se señalan procesos, rutinas, medidas, operaciones, actividades y funciones de los departamentos de la empresa.
(d) Método Mixto:
Cuando la evaluación del control interno se basa en la combinación del método del cuestionario, descriptivo o gráfico.
En este mismo orden de ideas, Cardozo (2006) expresa que la evaluación del control interno debe ser lo suficientemente detallada para entender el sistema que emplea la entidad para realizar, registrar y procesar las transacciones que conduzcan a la preparación de los estados financieros.
Existen tres métodos para efectuar el estudio y evaluar el control interno:
(a) Método Descriptivo:
Consiste en la explicación por escrito, de las rutinas establecidas para la ejecución de las distintas operaciones o aspectos científicos del control interno. Es decir, es la formulación mediante un memorando donde se documentan los distintos pasos de un aspecto operativo.
(b) Método del Cuestionario:
Consiste en elaborar previamente una relación de preguntas sobre los aspectos básicos de la operación a investigar y a continuación se procede a obtener las respuestas a tales preguntas. Generalmente estas preguntas se
formulan de tal forma que una respuesta negativa advierta debilidades en el control interno.
(c) Método Gráfico:
Este método tiene como base la esquematización de las operaciones mediante el empleo de dibujos; en dichos dibujos se representan departamentos, formas, archivo y en general el flujo de la información de las diferentes operaciones hasta afectar la cuenta del mayor general.
En la práctica éste resulta ser el método más eficiente para estudiar y evaluar el control interno, ya que se parte de nada y toda la información es producto de la observación, investigación, inspección e indagaciones directas que efectúa el auditor con base en los cuales diagrama el flujo del control interno aplicable a la información que afecta cada una de las operaciones de la entidad.
2.2.9 OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO.
Obtener la información básica de las principales actividades de la empresa es muy importante, debido a que constituye la base para plantear efectiva y eficientemente la evaluación del sistema de control interno. El análisis de las técnicas de obtención de información según lo establece Estupiñan (2006) debe efectuarse bajo:
(a) El análisis por puesto de trabajo.
La información se obtiene indagando qué tarea realiza una determinada persona dentro de una oficina o departamento. Esta técnica es utilizada
generalmente a nivel de análisis de sistema o de auditoria operacional, para determinar cargas de trabajo y, consecuentemente, asignación de personal.
(b) El análisis por procedimiento o sistema de información.
Se indagan las operaciones que componen un procedimiento, lo cual se hace efectivo mediante el seguimiento de los documentos o formularios y registros que intervienen.
Las técnicas de obtención de información pueden utilizarse de forma independiente o combinada, dependerá del criterio del evaluador y de la naturaleza de las operaciones de la empresa. Las técnicas mas utilizadas son las siguientes:
• La entrevista.
El entrevistar significa conocerse uno mismo y ser capaz de tratar con la gente efectiva, ser capaz de hacer preguntas significativas y obtener respuestas igualmente significativas.
Para la realización de la entrevista, deben considerarse elementos estratégicos y elementos tácticos. Los elementos estratégicos se refieren a los factores a considerar antes de la realización de la entrevista, con el propósito de lograr el mejor aprovechamiento. Esto significa elaborar un plan que sirva de ayuda para la conducción de la entrevista. Los elementos tácticos son los que actuarán durante el desarrollo de la entrevista y se refieren particularmente a la forma de exposición, frente al entrevistado.
• Observación Personal y Directa.
Es una técnica que se aplica frecuentemente como complemento de otras. Se utiliza también para verificar información recogida por otros medios.
La observación personal del auditor puede abarcar la disposición de los sectores de trabajo, ubicación de equipos y archivos, medios de comunicación, etc. Es una técnica apropiada para descubrir cuellos de botellas. Permiten confirmar manifestaciones referidas a volumen de trabajo, frecuencias de consultas y otras de medición.
La observación personal será un elemento de juicio que ayudará al auditor a determinar si el volumen de la tarea justifica la especialización, o la fusión de tareas, o la división del trabajo, o la mecanización. Además permitirá establecer cual es el tiempo medio para producir una unidad de tarea determinada.
• Revisión, lectura y estudio de documentación y antecedentes.
Los Antecedentes documentados que pueden existir en la organización serán útiles, en la medida en que contengan información a fin con el estudio encarado. Existe cierta documentación que constituye la materia viva de las dependencias: formulación de objetivos, memorias, actas de reuniones, fichas estadísticas, instrucciones impartidas por escrito aunque no formen un cuerpo orgánico, proyectos, actas de compromiso.
(c) Cuestionarios.
Es un documento redactado en forma de interrogatorio, integrado por preguntas estrictamente relacionadas con el tema que se investiga. Esta normalmente dirigido a empleados y funcionarios que realizan una determinada tarea y su finalidad es suplir la entrevista cuando los interrogatorios se encuentran diseminados o a gran distancia entre si.
La presentación del cuestionario requiere un especial cuidado, principalmente, en cuanto a la redacción de las preguntas a fin de que éstas transmitan fielmente la intención del encuestador. En el caso de la entrevista personal, cualquier duda suscitada en el interrogatorio se solucionará a través de preguntas aclaratorias de rápida respuesta. El cuestionario no puede contemplar esta solución.
No obstante la dedicación volcada en la preparación del cuestionario, será difícil de lograr que todos los interrogados interpreten de igual manera las preguntas. Es aconsejables redactarles en forma tal que las únicas respuestas posibles sean si o no, o bien, datos de carácter cuantitativo.
Además, el interrogatorio deberá ser acompañado de instrucciones claras, precisas y completas acerca de su cumplimiento. Esto significa que la definición del objetivo del cuestionario y su finalidad deben estar explicadas en su contenido. La técnica del cuestionario sólo se justifica cuando hay gran urgencia, cuando los datos requeridos son cuantitativos, cuando los empleados están diseminados o a gran distancia, o cuando, en general, se necesite obtener poca información de gran cantidad de personas.
2.2 INDICADORES
Según Martínez y Milla (2005) Los indicadores son las herramientas que usamos para determinar si estamos cumpliendo con nuestros objetivos y nos encaminamos hacia la implementación exitosa de nuestra estrategia. Se puede describir a los indicadores como medidas estándar que se usan para evaluar y comunicar los resultados obtenidos en comparación con los esperados.
Benjamín (2007) define a los indicadores como una estadística simple o compuesta que refleja algún rasgo importante de un sistema dentro de un contexto de interpretación.
Es una relación cuantitativa entre dos cantidades que corresponden a un mismo proceso o procesos diferentes. Por si solos no son relevantes, pues solo adquieren importancia cuando se les compara con otros de la misma naturaleza.
Un indicador pretende caracterizar el éxito o eficacia de un sistema, programa u organización, pues sirve como una medida aproximada de algún componente o de la relación entre componentes.
2.2.1 INDICADORES DE GESTIÓN.
Cansino (2001) cita a Navarro para definir los indicadores de gestión y señala que por indicadores de gestión se entendería aquellos que suministran la información necesaria para el ejercicio del control económico
de la gestión, concibiendo este tipo de control en su triple vertiente de control de eficacia, control de eficiencia y control de economía.
Por su parte Cortazar (2007) afirma los indicadores de gestión o medidas de rendimiento se definen como instrumentos a través de los cuales puede expresarse la información relativa a los objetivos de una organización, las actividades que realiza para lograrlos y los recursos obtenidos y utilizados en el desarrollo de esas actividades, permitiendo, en consecuencia, realizar una evaluación y un seguimiento periódico de la situación y el desempeño de la entidad.
En este sentido Zambrano (2007) señala el indicador de gestión se define como una medición que permite comparar un valor actual, presente o real, con relación a otro valor preestablecido, esperado o programado. Ahora bien, no basta con la construcción de un indicador, para que éste pueda utilizarse:
se requiere de data, de un sistema de información que alimente esas variables para poder lograr el seguimiento, evaluación y control de la situación, operación proyectos que deban evaluarse y controlarse. El valor de un indicador es igual al valor real sobre el valor programado. También puede definirse como el valor real sobre el valor inicial, en donde este último constituye el valor anterior o valor histórico (ultimo valor obtenido durante la gestión, mes, año u otro horizonte temporal).
Con base en lo expresado por los diferentes autores que hablan del tema, se puede decir que un indicador de gestión es un instrumento por medio del
cual se puede medir el logro de los objetivos y metas establecidas por una organización, que a su vez proporciona a la gerencia herramientas útiles para la toma de decisiones, el buen uso de los recursos de la empresa y el mejoramiento continuo de todos los procesos.
2.2.2 ESTRUCTURA DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN.
Según lo señala Zambrano (2007) la estructura de un indicador de gestión debe estar conformada por cuatro elementos básicos:
• Denominación o nombre del indicador con el cual se identifica el indicador.
• Forma de cálculo, cuantitativa o cualitativa.
• Expresión del valor, si es en términos absolutos o relativos.
• Significado o valor agregado del indicador, es decir indicar lo que realmente expresa el dato del indicador.
2.2.3 CARACTERÍSTICAS DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN.
Benjamín (2007) indica que para que los indicadores sean eficaces tienen que reunir las siguientes características:
• Ser relevante o útil para la toma de decisiones.
• Susceptible de medición.
• Conducir fácilmente información de una parte a otra.
• Altamente discriminativo.
• Verificable.
• Libre de sesgo estadístico o personal.
• Aceptado por la organización.
• Justificable en relación con su costo -beneficio.
• Fácil de interpretar.
• Que pueda utilizarse con otros indicadores.
• Precisión matemática en los indicadores cuantitativos.
• Precisión conceptual en los indicadores cualitativos.
Por su parte Cansino (2001) establece que todo indicador de gestión debe reunir las siguientes características:
• Su objetivo primordial es la medición de una determinada realidad durante un periodo de tiempo concreto o en un momento puntual.
• Resultan igualmente de gran utilidad como patrón de medida que sustenta la expresión numérica de los objetivos previstos para un intervalo temporal determinado.
• Llevan consigo un criterio de medición que no necesariamente deberá estar basado en unidades monetarias, existiendo, por tanto, la posibilidad de asignar valores a los indicadores en función de unidades físicas o técnicas.
• Además de permitir la medición de forma relativamente exacta la gestión efectuada, también hace posible la evaluación de la misma, pues facilitan la realización.
2.2.4 OBJETIVO DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN.
Heredia (2001) expresa que el objetivo de los indicadores de gestión es la mejora de los procesos, actividades y recursos críticos para alcanzar los
objetivos estratégicos de la empresa, aquellos que permiten obtener ventajas competitivas en el mercado.
En este caso Benjamín (2007) indica que el fin primordial de emplear indicadores de gestión en el proceso administrativo es evaluar en términos cuantitativos y cualitativos el puntual cumplimiento de sus etapas y propósitos estratégicos a partir de la revisión de sus componentes.
2.2.5 TIPOS DE INDICADORES DE GESTIÓN.
Zambrano (2007) clasifica los indicadores de gestión por:
• Su naturaleza: están relacionados por los cinco tipos de indicadores establecidos por la Contraloría general de la republica: eficiencia, eficacia, efectividad, calidad y economía.
• Su vigencia: pueden ser indicadores permanentes (vigentes por varios años, responden a objetivos/metas recurrentes) y temporales (responden a razones de carácter coyuntural o temporal: epidemias, operaciones de seguridad).
• El nivel organizacional: se tienen en este caso indicadores de carácter estratégico, táctico u operacional (indicadores de ejecución presupuestaria, cumplimiento de metas entre otros).
Los Indicadores de eficacia miden el nivel de logro o alcance del objetivo, meta, producto y resultado, durante un periodo parcial o completo (eficacia intermedia y eficacia final). Los indicadores de eficiencia miden si se alcanza
