UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CENTRO DEL PERÚ
ESCUELA DE POSGRADO
UNIDAD DE POSGRADO DE LA FACULTAD DE INGENIERÍA DE SISTEMAS
“Sistema de información para mejorar el proceso de seguimiento de egresados de la Universidad Nacional Agraria de la Selva - Tingo
María 2021”
TESIS
PRESENTADA POR:
ALBERTO LUCIO ACEVEDO ALIAGA
PARA OPTAR EL GRADO DE
MAESTRO EN INGENIERÍA DE SISTEMAS
CON MENCIÓN EN GERENCIA EN TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Huancayo – Perú
2021
ii
iii
Asesor:
Mg. Jhonny Ángel Huaroc Suárez
iv
DEDICATORIA
El presente trabajo de investigación tiene una dedicatoria especial para mis padres y familia, por haberme inculcado los principios y valores que hoy rigen mi vida y a todas las personas que contribuyen en mi permanente desarrollo personal y profesional.
A.L.A.A.
v
AGRADECIMIENTOS
A mis maestros de la Unidad de Posgrado de la Facultad de Ingeniería de Sistemas de la Universidad Nacional del Centro del Perú, por haberme impartido sus conocimientos y lecciones que contribuyeron en fortalecer mi formación profesional.
A mi asesor, el Mg. Jhonny Ángel Huaroc Suárez por su paciencia y predisposición para colaborar en la ejecución de la presente tesis.
A la Universidad Nacional Agraria de la Selva de Tingo María, por la confianza y las facilidades para ejecutar esta investigación, del mismo modo por brindarme la
oportunidad de formarme y desarrollarme profesionalmente.
vi
INDICE GENERAL
DEDICATORIA ... iv
AGRADECIMIENTOS ... v
INDICE GENERAL ... vi
INDICE DE TABLAS ... ix
INDICE DE FIGURAS ... xi
RESUMEN ... xii
ABSTRACT ... xiii
INTRODUCCIÓN ... 14
CAPÍTULO I ... 17
MARCO TEÓRICO ... 17
1.1. Antecedentes o marco referencial ... 17
1.2. Bases teóricas y conceptuales ... 20
1.2.1. Sistemas de Información ... 20
1.2.2. El Seguimiento de egresados y la inserción laboral en la educación superior universitaria... 23
1.2.3. El seguimiento de egresados y la política de aseguramiento de la calidad (PAC) ... 28
1.2.4. El Seguimiento de egresados y la Política de Modernización del Estado ... 30
1.2.5. Gestión por procesos en el marco de la PNMGP. ... 39
1.3. Definición de términos básicos ... 43
1.4. Hipótesis de Investigación ... 45
1.4.1. Hipótesis General ... 45
1.4.2. Hipótesis Específicas ... 45
1.5. Operacionalización de variables ... 45
CAPÍTULO II ... 47
vii
DISEÑO METODOLÓGICO ... 47
2.1. Tipo y nivel de investigación ... 47
2.2. Métodos de investigación ... 47
2.3. Diseño de la investigación ... 48
2.4. Población y muestra ... 48
2.4.1. Población ... 48
2.4.2. Muestra ... 48
2.4.3. Técnica de muestro ... 49
2.5. Técnica e instrumento de recopilación de datos ... 49
2.6. Técnica de procesamiento de datos ... 49
CAPÍTULO III ... 51
ANÁLISIS Y DISCUSIÓN DE RESULTADOS ... 51
3.1. Resultados de la implementación del sistema de información en el proceso de seguimiento de egresados de la UNAS ... 51
3.1.1. Resultados del Pre Test por cada dimensión del proceso de seguimiento de egresados ... 53
3.1.1. Resultados del Post Test por cada dimensión del proceso de seguimiento de egresados ... 57
3.2. Resultados de la Implementación del Sistema de Información ... 61
3.2.1. Resultado de la implementación de la dimensión “Organización” ... 61
3.2.2. Resultado de la implementación de la dimensión “Tecnología de Información” ... 62
3.2.3. Resultado de la implementación de la dimensión “Administración” ... 66
3.3. Validación de la hipótesis general ... 67
3.3.1. Formulación de la hipótesis general ... 67
3.3.2. Nivel de significancia (Alfa) ... 68
3.3.3. Prueba de normalidad para la variable dependiente: “Proceso de seguimiento de egresados” ... 68
viii
3.3.4. Elección de la prueba estadística ... 70
3.4. Validación de la hipótesis específica 1 ... 72
3.4.1. Formulación de la hipótesis específica 1 ... 72
3.5. Nivel de significancia (Alfa) ... 72
3.5.1. Prueba de normalidad para la dimensión “Gestión de la Información” ... 72
3.5.2. Elección de la prueba estadística ... 74
3.6. Validación de la hipótesis específica 2 ... 75
3.6.1. Formulación de la hipótesis ... 75
3.6.2. Nivel de significancia (Alfa) ... 75
3.6.3. Prueba de normalidad para la dimensión: “Relación con egresados” ... 75
3.6.4. Elección de la prueba estadística ... 77
3.7. Validación de la hipótesis específica 3 ... 78
3.7.1. Formulación de la hipótesis ... 78
3.7.2. Nivel de significancia (Alfa) ... 79
3.7.3. Prueba de normalidad para la dimensión: “Inserción laboral de los egresados” ... 79
3.7.4. Elección de la prueba estadística ... 81
3.8. Discusión de resultados ... 82
CONCLUSIONES ... 85
RECOMENDACIONES ... 86
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ... 87
ANEXOS ... 91
ix
INDICE DE TABLAS
Tabla 1 Operacionalización de variables ... 46 Tabla 2 Muestreo Estratificado ... 49 Tabla 3 Resultados generales de la investigación en el Pre Test y Post Test ... 51 Tabla 4 Resultados Pre Test de la dimensión: “Gestión de la Información de
Egresados” ... 53 Tabla 5 Resultados Pre Test de la dimensión “Relación con Egresados” ... 54 Tabla 6 Resultados Pre Test de la dimensión: “Inserción Laboral de Egresados” . 56 Tabla 7 Resultados Post Test de la dimensión: “Gestión de la Información de
Egresados” ... 57 Tabla 8 Resultados Post Test de la dimensión “Relación con Egresados” ... 58 Tabla 9 Resultados Post Test de la dimensión: “Inserción Laboral de Egresados” 60 Tabla 10 Lista de cotejo para la evaluación de la implementación de la dimensión
“Organización” en el proceso de seguimiento de egresados. ... 61 Tabla 11 Estadísticas de fiabilidad ... 62 Tabla 12 Porcentaje de satisfacción sobre el factor “Calidad del Sistema” -
SGSEU. ... 63 Tabla 13 Porcentaje de satisfacción sobre el factor “Calidad de la Información”
del SGSEU. ... 64 Tabla 14 Porcentaje de satisfacción sobre el factor “Calidad de la Interfaz” del
SGSEU. ... 65 Tabla 15 Articulación de los objetivos del Plan de seguimiento de egresados con
los objetivos institucionales de la UNAS ... 66 Tabla 16 Resultado de la evaluación por juicio de expertos, de la implementación
de la dimensión “Administración” del sistema de información en el
proceso de seguimiento de egresados ... 66 Tabla 17 Diferencia de los resultados del Pre y Post test de la variable “Proceso
de seguimiento de egresados” ... 68 Tabla 18 Prueba de normalidad de la variable dependiente “Proceso de
seguimiento de egresados” ... 70
x
Tabla 19 Comparación de medias del pre test (Antes) y post test (Después) de la variable independiente “Proceso de seguimiento de egresados” ... 70 Tabla 20 Prueba paramétrica T-Student para muestras relacionadas de la
variable independiente: “Proceso de seguimiento de egresados” ... 71 Tabla 21 Diferencia de los resultados del Pre y Post test de la dimensión “Gestión
de la Información de Egresados” ... 72 Tabla 22 Prueba de normalidad de la dimensión “Gestión de la información de
egresados” ... 73 Tabla 23 Comparación de las medias del pre test (Antes) y post test (Después)
de la dimensión: “Gestión de la información de egresados” ... 74 Tabla 24 Prueba paramétrica T-Student para muestras relacionadas de la
dimensión: “Gestión de la información de egresados” ... 74 Tabla 25 Diferencia de resultados del Pre y Post test de la dimensión: “Relación
con egresados” ... 76 Tabla 26 Prueba de normalidad para la dimensión “Relación con egresados” ... 77 Tabla 27 Comparación de medias del pre test (Antes) y post test (Después) de la
dimensión: “Relación con los egresados” ... 77 Tabla 28 Prueba paramétrica T-Student para muestras relacionadas de la
dimensión: “Relación con los egresados” ... 78 Tabla 29 Diferencia de resultados del Pre y Post test de la dimensión: “Inserción
laboral de los egresados” ... 79 Tabla 30 Prueba de normalidad para la dimensión “Inserción laboral Egresados” .. 80 Tabla 31 Comparación de medias del pre test (Antes) y post test (Después) de la
dimensión: “Inserción laboral de los Egresados” ... 81 Tabla 32 Prueba paramétrica T-Student para muestras relacionadas de la
dimensión: “Inserción laboral de Egresados” ... 81
xi
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1 Funciones de un sistema de información ... 20
Figura 2 Dimensiones de un sistema de información ... 21
Figura 3 Niveles de una empresa ... 22
Figura 4 Mapa de Procesos, basado en el modelo de calidad SINEACE ... 27
Figura 5 Factor egresados, indicadores y descripción ... 28
Figura 6 Modelo de procesos del modelo de acreditación del SINEACE ... 29
Figura 7 Pilares de la Política de Modernización de la Gestión Pública ... 35
Figura 8 Fases de la gestión por procesos ... 39
Figura 9 Pasos para la determinación de procesos ... 40
Figura 10 Pasos de la Fase 2 “Seguimiento, medición y análisis de procesos” ... 41
Figura 11 Pasos de la Fase 3 “Mejora de Procesos” ... 42
Figura 12 Resultados generales de la investigación en el Pre Test y Post Test ... 52
Figura 13 Resultados Pre Test de la dimensión: “Gestión de la Información de Egresados” ... 54
Figura 14 Resultados Pre Test de la dimensión “Relación con Egresados” ... 55
Figura 15 Resultados Pre Test de la dimensión “Inserción Laboral de Egresados” 56 Figura 16 Resultados Post Test de la dimensión: “Gestión de la Información de Egresados” ... 58
Figura 17 Resultados Post Test de la dimensión “Relación con Egresados” ... 59
Figura 18 Resultados Post Test de la dimensión: “Inserción Laboral de Egresados” ... 60
Figura 19 Porcentaje de satisfacción sobre el factor “Calidad del Sistema” - SGSEU. ... 63
Figura 20 Porcentaje de satisfacción sobre el factor “Calidad de la Información” del SGSEU. ... 64
Figura 21 Porcentaje de satisfacción sobre el factor “Calidad de la Interfaz” del SGSEU. ... 65
xii
RESUMEN
La tesis titulada: “Sistema de información para mejorar el proceso de seguimiento de egresados de la Universidad Nacional Agraria de la Selva (UNAS) - Tingo María 2021”, analiza la problemática sobre el deficiente desempeño del proceso de seguimiento de egresados de la UNAS, entendiendo la importancia de este proceso como indicador clave de medición de la calidad al final del proceso formativo, por lo que se planteó el problema: ¿Cuál es la influencia del uso de un sistema de información en el proceso de seguimiento de egresados de la UNAS?; también se estableció como objetivo: “Determinar la influencia del uso de un sistema de información en el proceso de seguimiento de egresados de la UNAS”, el tipo de investigación se planteó como aplicada-tecnológica de diseño pre experimental y nivel explicativo-longitudinal en el cual se aplicó el método deductivo. La investigación consistió en estudiar el proceso de seguimiento de egresados que realiza la Oficina de Gestión de la Calidad de la UNAS para lo cual se evaluó el desempeño del proceso a través de un cuestionario estructurado validado por 3 expertos, así mismo la evaluación se complementó con la aplicación de una encuesta realizada a los egresados de todos los programas de estudios de la UNAS comprendidos entre los años 2018-2020 (n=116), esto para medir el nivel satisfacción sobre el proceso, la encuesta fue validada mediante una prueba piloto de 30 egresados obteniendo un Alfa de Cronbach (0.873); la evaluación del proceso de seguimiento de egresados se realizó antes (Pre test) y después (Post test) de la implementación del sistema de información, esto fue validado por 3 expertos a través de la aplicación de listas de cotejo en cada una de las dimensiones del sistema de información: Organización, Tecnología de Información y Administración. Se aplicó el estadígrafo paramétrico T-Student para muestras relacionadas en todas las pruebas de hipótesis donde los resultados indican que el sistema de información implementado influye significativamente en el proceso de seguimiento de egresados de la UNAS con un nivel de confianza del 95%; el proceso de seguimiento de egresados presentó inicialmente (Pre Test) un desempeño de 29,55% y posteriormente (Post Test) de 71,64%, representando una mejora del 42,09%.
Palabras Clave: Egresados, Sistema de Información, Gestión por Procesos.
xiii
ABSTRACT
The thesis whose title is "INFORMATION SYSTEM TO IMPROVE THE MONITORING PROCESS OF GRADUATES OF THE NATIONAL AGRARIAN UNIVERSITY OF THE FOREST(UNAS) - TINGO MARÍA 2021", analyzes the problem about the deficient performance of the graduate monitoring process of the UNAS, understanding the importance of this process as a key indicator of quality measurement at the end of the training process, therebefore it was raised the problem: What is the influence of the use of an information system in the graduate monitoring process of the UNAS? and the aim was to "Decide the influence of the use of an information system in the monitoring process of graduates of UNAS”, the type of research is applied technological of pre-experimental design and explanatory-longitudinal level where the deductive method was used. The research was about studying to the graduate monitoring process carried out by the Quality Management Office of the National Agrarian University of the Forest (UNAS), therefore the performance of the process was evaluated through a validated structured questionnaire by 3 experts. Likewise, the evaluation was complemented with the application of a survey carried out to the graduates of all the study programs of the UNAS between the years 2018-2020 (n = 116), this to measure the level of comfort on the process, the survey was validated by means of a test pilot of 30 graduates obtaining a Cronbach's alpha (0.873); The evaluation of the graduate follow-up process was carried out before (Pre test) and after (Post test) the implementation of the information system, this was validated by 3 experts through the application of checklists in each of the dimensions of the information system: Organization, Information Technology and Administration. Moreover, the parametric T-Student statistic was applied for related samples in all the hypothesis tests where the results indicate that the information system implemented significantly influences the monitoring process of graduates of the UNAS with a confidence level of 95%; the graduate follow-up process presented first (Pre test) a performance of 29.55%
and later (Post test) of 71.64%, representing an improvement of 42.09%.
Keywords: Graduates, Information System, Process Management.
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INTRODUCCIÓN
Uno de los sectores importantes en los países del mundo es el de educación, así la Organización de Naciones Unidas (2017) refiere que la educación representa un factor de éxito para el crecimiento económico debido a la alta especialización del talento humano, en este contexto nace la necesidad de contar con lineamientos, reformas y herramientas metodológicas que ayuden a las organizaciones educativas a asegurar un servicio de calidad en todos sus procesos.
En este contexto el estado peruano tras la necesidad inminente de mejorar la calidad del servicio educativo de las universidades en el país, promulgó la Ley Universitaria N°30220 (Congreso de la República del Perú, 2014), la cual representa el punto de inicio para la reforma integral del servicio educativo en este sector, donde se busca promover principalmente la mejora continua en la formación profesional articulada al proceso de investigación y proyección social.
Para operativizar la reforma educativa y concordante con la vigente Ley Universitaria, se aprueba la “Política de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior Universitaria” mediante el Decreto Supremo N° 016-2015-MINEDU, donde indica que, la finalidad es garantizar una educación universitaria pertinente y de calidad para la ciudadanía con un servicio educativo integral de perfeccionamiento permanente, también se hace referencia a cuatro pilares fundamentales: “1.
Información confiable y oportuna, 2. Fomento para la mejora del desempeño, 3.Acreditación para la mejora continua, 4.Licenciamiento como garantía de condiciones básicas de calidad” (SINEACE, 2018, p. 1).
Así mismo la preocupación del estado peruano por modernizar los diferentes servicios de la gestión pública ha conllevado a múltiples esfuerzos, en este sentido a través ddel Decreto Supremo N° 004-2013-PCM, se oficializa la “Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública” (PCM, 2013), en el que refiere como visión modernizar al estado y que esté al servicio de la ciudadanía priorizando siempre satisfacer sus necesidades en el marco de la mejora contante (SGP, 2015,Parr. 2).
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La investigación se formuló frente a la problemática de la Universidad Nacional Agraria de la Selva - UNAS, donde existe deficiencias en el proceso de seguimiento de los egresados, entendiendo la importancia de este proceso como indicador clave de medición de la calidad al final del proceso formativo, se realizó un análisis del problema donde se identificaron causas, entre ellas: Que los procesos no están claramente definidos, los mecanismos implementados no resultan y presentan desarticulación entre el seguimiento de egresados y la empleabilidad, esto hace que se genere insatisfacción en los egresados, bajo posicionamiento laboral y finalmente el nivel de respuesta a los procesos de calidad no es el adecuado, teniendo como causa mayor la denegatoria de la oferta del servicio educativo por parte de la SUNEDU.
En este contexto, la investigación está centrada en la mejorar el desempeño del proceso de seguimiento, articulado a la empleabilidad, de los egresados de la UNAS, así mismo cumpla con los criterios establecidos em el estándar N°34: “Seguimiento a egresados y objetivos educacionales” (SINEACE, 2016, p.28), del “Modelo de acreditación para programas de estudios de educación superior universitaria” que es gestionado por el “Sistema Nacional de Evaluación, Acreditación y Certificación de la Calidad Educativa” (SINEACE), así mismo el indicador N° 51: “Existencia de un área, dirección o jefatura encargada del seguimiento del graduado” y el indicador N° 52:
“Mecanismos de apoyo a la inserción laboral” (SUNEDU,2017, p.61), del modelo de licenciamiento institucional gestionado por la “Superintendencia Nacional de Educación Superior Universitaria” (SUNEDU) articulado a la “Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública” (PNMGP).
La investigación es de diseño pre experimental de nivel explicativo, se realizó la revisión teórica del proceso de seguimiento de egresados con todas sus características, así como el marco de las políticas de estado relacionados a referido proceso. La parte explicativa de la investigación consiste y comienza en implementar un sistema de información para determinar su desempeño e impacto en la mejora del del proceso de seguimiento de egresados de la UNAS, para tal efecto el sistema de información se compone de tres dimensiones: 1.Dimensión de “Organización”: Donde se implementó la gestión por procesos de la “Secretaría de la Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de Ministros (SGP-PCM)” que está alineada a la ISO
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9001:2015; 2.Dimensión de “Tecnología de Información”: Se utilizó buenas prácticas de desarrollo ágil de software como es Programación Extrema (XP) así como todos los procesos de la Ingeniería de Software; 3.Dimensión de “Administración”: Se realizó la definición de un Plan de Seguimiento de egresados en todos sus componentes y alineado a los objetivos institucionales que a su vez están vinculados al Plan Estratégico y Plan Operativo Institucional; todo esto converge en la comprobación de la hipótesis planteada en el diseño pre experimental donde se desarrolló un pre y post prueba del desempeño del proceso de seguimiento de egresados para lo cual se aplicó el estadígrafo paramétrico T-Student para muestras relacionadas en todas las pruebas de hipótesis, los resultados indican que el sistema de información implementado tiene un impacto significativo en el proceso de seguimiento de egresados de la UNAS, tras la comprobación de la hipótesis planteada (p-value< 0.139) con un nivel de confianza del 95%, mejorando el desempeño del proceso de seguimiento de egresados en un 42,09%.
El presente informe se encuentra estructurado en capítulos: Capítulo I “Marco teórico”, donde contiene los antecedentes de los estudios locales, nacionales e internacionales, así también las bases teóricas y conceptuales referidas al proceso de seguimiento de egresados y las políticas de estado vinculantes; Capítulo II “Diseño Metodológico”, donde contiene el tipo, nivel, métodos, diseño de investigación que se ha planteado en la presente tesis; Capítulo III “Análisis y discusión de resultados”, donde se muestra los resultados y se comprueban los objetivos e hipótesis planteadas en la investigación, así mismo se contrasta los resultados con los antecedentes del capítulo I; finalmente se presenta las conclusiones y se realiza recomendaciones en referencia a los resultados y hallazgos de la investigación realizada.
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CAPÍTULO I MARCO TEÓRICO 1.1. Antecedentes o marco referencial
Arteaga Briones et al. (2017), en su artículo científico “El seguimiento de graduados: Una perspectiva desde los docentes y estudiantes de la carrera de Medicina Veterinaria y Zootecnia de la Universidad Técnica de Manabí” Cuba, planteó como objetivo conocer las perspectivas de los profesores y alumnos en cuanto al proceso de seguimiento de egresados, en el que obtuvo como resultados el poco conocimiento del proceso por parte de los docentes y estudiantes, así mismo los directivos coinciden en que, el proceso debe ser de manera integral con un marco metodológico coherente y no sólo responda a normativas aisladas, también concluye que la formación profesional debe vincularse con la empleabilidad y que el seguimiento corrobore el logro de las competencias en el rendimiento laboral de los egresados.
Condori Perez (2017), en su tesis “Sistema de información para la gestión del seguimiento de egresados de la escuela profesional de ingeniería de sistemas de la UNA-PUNO 2016”, se planteó como objetivo principal conocer si el software mejora la gestión de la UNA-PUNO en el seguimiento de sus egresados. En el desarrollo del software se emplearon metodologías de desarrollo de software ágil como Extreme Programming. El
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aplicativo informático cuenta con una base de datos sobre experiencia laboral, estudios realizados; así mismo cuenta con prestaciones para realizar encuestas en línea, esto permite obtener información que será procesada para la adecuada toma de decisiones. La referida investigación se definió con el diseño Cuasi – Experimental y se evidenció la hipótesis a través de la estadística donde se concluyó que el aplicativo informático mejora el proceso de seguimiento de la Escuela Profesional de la UNA Puno 2016.
Colquehuanca Achulli (2020), en su tesis: “Sistema de información de egresados del Instituto de Educación Superior Pedagógico Público de Chimbote (IESPPCh) y mejora de la empleabilidad. Estudio de Caso a partir del Proyecto Diseño de un sistema de seguimiento a egresados en la Provincia del Santa - Chimbote”, el objetivo planteado fue de hallar los factores que limitan la gestión de la información de los egresados, para lo que usó técnicas cualitativas y cuantitativas, tras el desarrollo de la investigación se consiguió obtener la percepción de los involucrados en el proceso. La investigación se centró en describir como el Estado Peruano ha considerado el seguimiento a egresados desde las políticas educativas, así como la intervención y los resultados obtenidos; finalmente tuvo como resultados la nula adecuación del IESPPCh a las nuevas exigencias del estado peruano en las políticas públicas así mismo la baja gestión de información de los egresados respecto a su trayectoria laboral y académica.
Bazán Cruz (2016), en su investigación para titulación:
“Implementación de un sistema de seguimiento de egresados de la EAP de ingeniería Agroindustrial basado en un modelo de Gestión”, Trujillo- Perú, implementó un sistema informático con base en un modelo de procesos para el seguimiento de egresados de un programa de estudios universitario, tuvo como referencia los criterios del modelo de acreditación SINEACE; el estudio fue de tipo descriptivo sin hipótesis, la muestra fue igual a la población de los egresados de la carrera profesional que participaron a través de encuestas en línea, teniendo como resultado la propuesta de la ejecución de las
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actividades orientadas a la inserción laboral, y que el 33.8% manifestaron estar
“Muy Satisfecho”, mientras el 52.9% “Satisfecho” con su actual empleo.
Bejarano Alvares & Gómez Rodriguez (2018), en su investigación titula: “Seguimiento a Egresados de la Escuela Profesional de Educación de la Universidad Católica de Santa María, Arequipa 2018”, el objetivo general fue conocer el grado de formación de sus egresados, y como específicos conocer la inserción, el desempeño laboral y la comunicación de los egresados con la “Escuela Profesional de Educación de la Universidad Católica de Santa María”; la investigación aplicada fue de nivel Exploratorio- Explicativo debido a que el autor describió las causas y el motivo que originó la situación en estudio; la técnica de estudio fue a través de la encuesta y el cuestionario virtual como instrumento, donde participaron los egresados de las promociones entre 2013-2017. Finalmente, el resultado permitió conocer el desenvolvimiento laboral de los egresados y comprobar su satisfacción en la formación profesional, cumpliendo los objetivos que se han planteado, y la contrastación de la hipótesis.
León Espinoza (2019), en tu tesis titulada: “Sistema de información transaccional (SITE) para mejorar el seguimiento al egresado de la Facultad De Ingeniería Industrial y Sistemas de la Universidad Nacional Hermilio Valdizán de Huánuco”, el principal objetivo fue identificar el efecto de la implantación del software transaccional denominado “SITE” en el proceso de seguimiento a los egresados de la Facultad de Ingeniería Industrial y Sistemas de la UNHEVAL de Huánuco; se planteó una investigación aplicada correlacional, la población estudiada estuvo constituida por los catedráticos de la facultad en referencia, en cuanto a las conclusiones indican que el SITE permite recopilar y gestionar información de sus egresados y se comprobó la hipótesis donde indica que el SITE ayuda a tener información relevante en tiempo real sobre diferentes indicadores del seguimiento de egresados, comprobándose la hipótesis de investigación con un p-valor inferior a 0.05.
20 1.2. Bases teóricas y conceptuales 1.2.1. Sistemas de Información
a) ¿Qué es un sistema de información?
Para Laudon y Laudon (2016), representa una interrelación de elementos para la recopilación, procesamiento, almacenamiento y distribución de la información con el objetivo de contribuir en la adecuada toma de decisiones en los diferentes procesos de la organización, así como el análisis de los problemas de toda complejidad y la creación de nuevos productos.
Los sistemas de información almacenan datos de organizaciones para luego convertirlas en información necesaria a través de tres funciones principales tal como se muestran en la figura 1: Entrada, procesamiento y salida, la entrada captura los datos los requerimientos internos y externos de la organización, el procesamiento clasifica, ordena, calcula los datos de la entrada, la salida trasfiere la información a los miembros de la organización o personas interesadas para una adecuada toma de decisiones, todo este proceso tiene en cuenta el entorno y la retroalimentación como principio de mejora continua.
Figura 1
Funciones de un sistema de información
Nota. Adoptado de Funciones de un sistema de información (p.17), de Laudon y Laudon, 2016, Pearson.
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Los sistemas de información modernos están compuestos de una base técnica como los ordenadores para el almacenamiento y procesamiento de datos, así también de programas de computadoras que realizan un conjunto de instrucciones para dirigir el procesamiento dentro de ellas, por lo que se puede concluir que los ordenadores y los programas informáticos (Software) son elementos de un sistema de información así como la arquitectura, diseño y procesos de la organización que finalmente conducen a solucionar problemas.
b) Dimensiones de un sistema de información
En la figura 2, Laudon y Laudon (2016) indica que las dimensiones de un sistema de información están representadas por: “Organización”,
“Administración” y “Tecnología de Información”; el conocimiento amplio de estas dimensiones se conocen como el alfabetismo de los sistemas de información, si tan sólo el enfoque de conocimiento se centra en la tecnología de información se conoce como el alfabetismo computacional, la finalidad de las dimensiones antes mencionadas es dar soluciones a las dificultades y retos que se presentan en las organizaciones.
Figura 2
Dimensiones de un sistema de información
Nota. Adoptado de Los sistemas de información son más que computadoras (p.19), de Laudon y Laudon, 2016, Pearson.
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• Dimensión “Organizaciones”:
Los elementos claves de un sistema de información son su personal, estructura, procesos de negocio, políticas y cultura. La estructura de las organizaciones consta de niveles como se presenta en la figura 3, y de especialidades existiendo niveles de labores jerarquizadas por el tipo de responsabilidad.
Figura 3
Niveles de una empresa
Nota. Adoptado de Niveles de una Empresa (p.20), de Laudon y Laudon, 2016, Pearson.
La gerencia superior es la responsable de gestionar los recursos en favor de la organización, así como la toma de decisiones de forma estratégica en el alto nivel. La gerencia de nivel medio desarrolla los procesos estratégicos de la gerencia superior a través de planes y programas. La gerencia operacional se responsabiliza de ejecutar las actividades diarias de la organización. Los niveles presentados tienen procesos de negocio a cargo donde muchos de ellos funcionan de manera manual, sin embargo, con un adecuado mapeo se puede identificar los procesos que pueden automatizarse para una adecuada gestión del conocimiento.
• Dimensión “Administración”
Las gerencias deben orientar a la organización en el sentido de tomar decisiones formulando planes de operación o acción que resuelvan los
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problemas de las organizaciones, así mismo la gerencia de alto nivel debe realizar actividades que aseguren algo más que, administrar lo que ya existe, constantemente deben redirigir y rediseñar los procesos de la organización.
• Dimensión “Tecnología de Información”
Las tecnologías de información (TI) significan una herramienta poderosa para que los gerentes puedan hacer frente a los retos de la organización, se componen de: “Hardware de computadora” que son imprescindibles para todas las tareas de un sistema de información; “Software de computadora” que son instrucciones que controlan los componentes de hardware; “Tecnología de administración de datos” que es el software que gestiona los datos de la organización, y los almacena en componentes físicos, “tecnologías de redes y telecomunicaciones” que se componen de hardware y software para transmitir información entre equipos físicos de comunicación, esto puede ser a través del internet y la infraestructura tecnológica que a la vez son los activos con los que cuenta la organización (Software, Hardware, Personas), representando la base o plataforma para que los sistemas de información operen.
1.2.2. El proceso de seguimiento de egresados y la inserción laboral en la educación superior universitaria.
Para Aldana de Becerra et al. (2008), el seguimiento de egresados en la educación superior universitaria representa una estrategia de evaluación y retroalimentación a los procesos de formación profesional, estos estudios pueden proporcionar información relevante y conducir al desarrollo de políticas de mejoramiento continuo y lineamientos institucionales. El seguimiento tiene una doble finalidad: De autoconocimiento de las instituciones en el proceso educativo y las correspondientes acciones que permitan identificar oportunidades de mejora en la calidad académica, de la misma forma determinar recursos destinados que apoyen a la gestión e impulsar proyectos que incluyan a los egresados con la finalidad de formación de nuevos profesionales. Para evaluar el seguimiento de egresados se debe determinar un periodo dado y algunas condiciones previas ya establecidas, el desempeño
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profesional en correspondencia con la formación profesional recibida, la preferencia de los empleadores, la coherencia de las áreas donde se desempeñan laboralmente referente a su especialidad y la satisfacción del mercado laboral.
Conforme con De la Cruz, Macedo y Torres (1996), el estudio realizado en las universidades colombianas por la “Asociación de Universidades e Instituciones de Educación Superior (ANUIES)”, identifica y hace la propuesta para realizar el estudio sobre el seguimiento de egresados que fácilmente podría adaptarse a cualquier tipo de organización educativa:
- Identificar el impacto que tiene la oferta del servicio educativo de nivel universitario en el mercado laboral.
- Fortalecer el perfil docente de universidades en base a las opiniones de los egresados tras la formación recibida.
- Mapear geográficamente el lugar de labores de los egresados
- Conocer la influencia de las carreras profesionales en el contexto laboral.
- Disponer de información que ayude y de soporte a la toma de decisiones para mejorar la oferta educativa de la educación superior universitaria respecto a la demanda.
- Establecer las bases para determinar la relación entre formación profesional y demanda laboral.
Estos tipos de estudios han tomado importancia por su finalidad de contribuir a mejorar el servicio educativo en las universidades, por lo que el estado peruano, mediante de la “Ley Universitaria” (Ley N°30220 de 2014), menciona que la universidad es un ente académico fundamentado principalmente en la investigación y docencia que ofrece formación profesional con enfoque humanístico, científico y tecnológico teniendo en cuenta la multiculturalidad, así también el servicio educativo como derecho fundamental y servicio público esencial; la universidad la conforman docentes, estudiantes y graduados, así mismo la citada ley explicita que la universidad debe contar con
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una asociación de graduados constituidas del 10%de los graduados de los últimos diez años cuyas funciones se centran en fortalecer los vínculos y relación entre pares graduados promover actividades científicas, culturales, sociales y profesionales en beneficio de los graduados y todo los miembros de la universidad, también refiere que se deben promover fondos de financiamiento externo en beneficio de la universidad, también coadyuvar voluntariamente en la subvención de estudiantes con alto rendimiento académico.
Según la Ley Universitaria (Ley N°30220 de 2014), para ser considerado graduado, dentro del proceso formativo de la universidad se debe obtener un grado académico, así mismo aquellos estudiantes que terminan un plan de estudios sin obtener el grado académico son considerados como egresados, la presente investigación se centrará en ambos estratos, debido a que tanto los egresados como graduados fueron parte del proceso formativo, sin transgredir lo que menciona la Ley Universitaria vigente.
Vega, Gonzáles et. al. (2012) manifiesta que el seguimiento de egresados es una evaluación que a través de monitoreo permite obtener información referido al posicionamiento laboral de los profesionales, conocer la percepción de los empleadores, y los organismos profesionales o políticos que establecen los requerimientos de formación profesional; respecto a la inserción laboral se comprende como: “El proceso que permite a un egresado, particularmente a uno reciente, encontrar trabajo remunerado en su área profesional”.
La inserción laboral es el proceso mediante el cual los individuos en edad de trabajo se incorporan al mercado laboral, la “Superintendencia Nacional de Educación Superior Universitaria (SUNEDU, 2016a)” menciona que en la actualidad una universidad moderna forma profesionales competentes para su óptima inserción laboral; así mismo implementa mecanismos que ayuden a este proceso desde la etapa de estudiantes para asegurar una inserción progresiva.
De los párrafos anteriores se puede observar que ambos procesos tanto el seguimiento de egresados y la inserción laboral tienen una relación directa
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para medir el resultado del proceso de formación profesional e identificar mejoras del mismo.
Para el “Sistema Nacional de Evaluación Acreditación y Certificación de la Calidad Educativa (SINEACE, 2016)”, la formación profesional planificado por una carrera profesional, busca desarrollar el perfil de egreso de la currícula en los estudiantes y a esto se considera el resultado final del mismo, coadyuvado con mecanismos de evaluación del desempeño profesional y el logro de los objetivos educacionales del egresado. Del mismo modo, la finalidad de realizar el seguimiento de egresados es garantizar que la universidad mantenga un vínculo permanente con ellos, gestionando su información, monitorizando el proceso de su inserción laboral, el modelo de calidad que plantea la dimensión 4: Resultados, que tiene como factores la “verificación del perfil de egreso, el seguimiento de egresados y los objetivos educacionales” donde explicita en sus criterios la evaluación de la inserción laboral e indicadores de empleabilidad del país, así también se evalúa el desempeño profesional de los egresados debido a que través de ellos se mide los resultados de los objetivos educacionales. En síntesis, el modelo de acreditación se centra en el perfil del egresado como proceso estratégico y en ese contexto es necesario establecer mecanismos para su seguimiento.
En la Figura 4, propuesto por Mori Valenzuela et al. (2018), se muestra un mapa de procesos precisando que el perfil de egreso y los resultados dirigen las dimensiones del “Modelo de acreditación de programas de estudios de educación superior universitaria” del SINEACE, generando retroalimentación y sinergia en la misma.
27 Figura 4
Mapa de Procesos, basado en el modelo de calidad SINEACE
Nota. Adoptado de Mapa de procesos (propuesto) para la IES vinculado al modelo de calidad (p.85), Mori Valenzuela et al., 2018, SINEACE.
Mori Valenzuela et al. (2018), menciona que con el modelo de calidad tiene que estar relacionado al mapeo de procesos de la institución educativa, el seguimiento de los egresados, como proceso, representa un factor dinámico entre los procesos misionales y los resultados que finalmente ingresa como un proceso retroalimentador sobre los procesos estratégicos.
En la figura 5, se muestran los cuatro indicadores de producto vinculados al proceso de seguimiento de egresados, así como lo refiere el “Modelo de acreditación de programas de estudios de educación superior universitaria” del SINEACE.
28 Figura 5
Factor egresados, indicadores y descripción
Nota. La figura representa los cuatro indicadores presentados revelan los atributos esperados del producto / servicio al final de la ruta de seguimiento de los egresados. Adoptado Factor “Egresados” del modelo de acreditación (p.86), por Mori Valenzuela et al., 2018, SINEACE.
1.2.3. El seguimiento de egresados y la política de aseguramiento de la calidad (PAC)
El seguimiento de egresados en el sector de la educación superior universitaria, necesita ser mejorado para responder de manera eficiente al objetivo cinco (5) del “Proyecto Educativo Nacional 2021” por lo que se aprueba la “Política de Aseguramiento de la Calidad (PAC)” que se articula con la vigente
“Ley Universitaria” (Ley N°30220 de 2014) y coadyuva a su implementación, la finalidad de la PAC es proveer a los egresados de la educación básica regular el acceso a una educación superior de calidad que les permita formarse adecuadamente e insertarse en el mercado laboral, la PAC cuenta con cuatro (4) pilares que se relacionan a la mejora del proceso de seguimiento de egresados y establecen lineamientos para ello:
a) “Información confiable y oportuna”
En este pilar se propone la integración de la información universitaria en un sistema de información centralizado cuya uso: “Permita y facilite la recopilación, organización y divulgación de la información relevante el conocimiento, toma de decisión, inspección y vigilancia del sistema por parte de
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la comunidad universitaria, la sociedad civil organizada y la población en general” (Ministerio de Educación, 2015, p. 37).
b) “Fomento para la mejora del desempeño”
Son medidas de intervención que promuevan el pensamiento de la mejora continua y una cultura de calidad en las instituciones educativas universitarias, estas medidas provienen principalmente del estado.
c) “Acreditación para la mejora continua”
La acreditación es gestionado por el “Sistema Nacional de Evaluación Acreditación y Certificación de la Calidad Educativa (SINEACE)”, es un proceso voluntario de acuerdo a la “Ley Universitaria 30220”, representa la garantía del servicio educativo de una carrera profesional a nivel institucional, el Ministerio de Educación (2015) define a la acreditación como: “Un reconocimiento público y una acción de transparencia y rendición de cuentas relacionada al nivel de calidad de la prestación del servicio educativo” (p.39).
Figura 6
Modelo de procesos del modelo de acreditación del SINEACE
Nota. La figura representa la estructuración del proceso de acreditación en 4 dimensiones, 12 factores y 34 estándares. Adoptado de Esquema del modelo de Calidad SINEACE, bajo el enfoque de procesos (p.83), por Mori Valenzuela et al., 2018, SINEACE.
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El “Modelo de Acreditación para Programas de Estudios de Educación Superior Universitaria SINEACE (2016, p37)”, contempla el estándar N°34:
“Seguimiento a Egresados y Objetivos Educacionales”, que es parte de la dimensión 4: “Resultados”, y el factor 12: “Verificación del Perfil de Egreso”, para lo cual se pide evaluar los siguientes criterios:
(i) “El monitoreo de la inserción laboral debe considerar y mostrar información cuantitativa y cualitativa en relación con la empleabilidad del país”.
(ii) “El logro de los objetivos educacionales implica una evaluación indirecta del desempeño profesional esperado, que está alineado con el perfil de egreso. Esta medición puede incluir la satisfacción de empleadores y egresados, la certificación de competencias, entre otros”.
(iii) “Los hallazgos del seguimiento a egresados orientan al programa de estudios para realizar la revisión y actualización del perfil de egreso, así como de los objetivos educacionales”.
d) “Licenciamiento como garantía de las Condiciones Básicas de Calidad CBC”.
El Licenciamiento es gestionado por la “Superintendencia Nacional de Educación Superior Universitaria (SUNEDU)”, es un proceso obligatorio, conforme a la Ley Universitaria N°30220, que representa el aseguramiento de y cumplimiento de las “Condiciones Básicas de Calidad” a nivel institucional en las universidades y también en algunos programas de estudios; para el Ministerio de Educación (2015), el licenciamiento se encarga de la verificar la existencia de las CBC en las universidades del país para autorizar la continuidad de la oferta educativa.
1.2.4. El Seguimiento de egresados y la política de modernización del estado Los servicios que oferta el estado peruano por años han sido deficientes, el seguimiento de egresados es un servicio de las universidades tanto privadas
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como públicas, por lo que como todo servicio público debe ser eficiente y de calidad para los ciudadanos, en ese escenario la “Presidencia del Consejo de Ministros” PCM (2019), publicó el: “Manual para la implementación de la norma técnica para la gestión de la calidad de servicios en el sector público”(p.1) a través de la “Secretaría de Gestión Pública (SGP)” aprobado mediante Resolución N°006-2019-PCM-SGP, donde el principal objetivo es: “Establecer disposiciones técnicas para la gestión de la calidad del servicio en las entidades de la administración pública” (p.8).
Así mismo la SGP, organismo adscrito a la “Presidencia del Consejo de Ministros (PCM)”,y a la vez es el organismo que ejerce rectoría del “Sistema Administrativo de Modernización de la Gestión Pública”, tiene como principal instrumento orientador a la “Política de Modernización de la Gestión Pública (PNGP)”, aprobado mediante el Decreto Supremo 004 del 2013, que establece como objetivo: “Orientar, articular e impulsar en todas las entidades públicas, el proceso de modernización hacia una gestión pública para resultados que impacte positivamente en el bienestar del ciudadano y el desarrollo del país”
(p.9), y define su alcance a: “Todas las entidades públicas que lo conforman, sin afectar los niveles de autonomía que les confiere la ley. Por lo que la implementación compromete al Poder Ejecutivo, organismos autónomos, gobiernos descentralizados, instituciones políticas y la sociedad civil, a través de sus distintas organizaciones” (p.8).
a) “Componentes de la Política de Modernización de la Gestión Pública”
El Decreto Supremo 004 del 2013 sobre la modernización del estado, establece cinco (5) componentes en el que se enmarca la reforma de la gestión pública orientado a resultados:
• “Planeamiento de estado: Políticas de estado y de gobierno”
La política pública son propuestas de gobiernos vigentes alineados a las políticas nacionales del estado, donde se establecen una serie de prioridades teniendo en cuenta las necesidades y requerimientos de la sociedad, Según la
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organización ISOTools Excellence Perú (ISOTools) menciona que: “Las políticas públicas son aquellas que permiten la integración y coherencia de la intervención pública al servicio de la ciudadanía” (ISOTools, 2017, Parr. 2). La implementación de éstas se realiza a través de la definición de objetivos que se definen en el marco del SINAPLAN.
• “Planeamiento estratégico”
El Planeamiento Estratégico surge de la circunspección de las necesidades y su priorización por parte del Estado, en sus diferentes ámbitos de gobierno. El proceso de planeamiento tiene en cuenta las oportunidades de intervención del estado, los riesgos de la baja calidad de servicios del sector público, aspecto de la macroeconomía, legales e institucionales, así como las necesidades urgentes de los ciudadanos y los mecanismos que se van a atender las demandas teniendo en cuenta los recursos disponibles; como resultado de este proceso el plan estratégico debe considerar los objetivos de gobierno y de estado así como objetivos generales de cada entidad, mencionados objetivos son ejecutados por los planes operativos que deben estar articulados al presupuesto o programas presupuestales y de esta manera cumplir con las demandas de los ciudadanos de modo eficiente (PCM, 2013).
• “Prepuesto para resultados”
Las demandas de los ciudadanos deben corresponder además de los objetivos estratégicos claros y articulados a un presupuesto orientado a resultados, en este sentido los ciudadanos esperan servicios y productos orientados a satisfacer sus necesidades demandadas. En este sentido el
“Ministerio de Economía y Finanzas (MEF)”, ha impulsado los programas presupuestales pretendiendo favorecer a una mayor efectividad del gasto público donde la rendición de cuentas y la transparencia son mecanismos de gran importancia. La PCM (2013), menciona que para poder llevar acabo esto se necesita de:
(i) “Instituciones que realmente están con el compromiso de lograr resultados propuestos”.
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(ii) “Declaración clara y precisa a cerca de la responsabilidad en la consecución de resultados y productos que facilite la rendición de cuentas”.
(iii) “Producción de información de resultados, productos y costos de insumos”.
(iv) “Adecuada toma de decisiones en la asignación presupuestaria en función a la información generada.”
• “Gestión por procesos”
Es un cambio de paradigma, que implica la transición del modelo de organización tradicional a uno por procesos, en cada etapa de la cadena de valor de cada entidad, con un enfoque en el ciudadano como fin principal, los procesos son un conjunto de actividades que interactúan y se relacionan para convertir los elementos de entradas en productos como salida, agregándole valor en cada etapa de la cadena de valor. Según la PCM (2013), menciona que existen dos tipos de procesos, los que se generan a partir de la misión de la institución (producción de bienes o servicios) denominados “procesos clave”, o los que sirven a los procesos misionales para su correcta operación denominados “de soporte”. Los procesos tienden a la mejora continua por lo que constantemente son optimizados.
• “Servicio civil meritocrático”
El talento humano, dentro de las organizaciones son el activo más importante ya son ellos los encargados de establecer los objetivos, formular planes y políticas, distribuyen recursos y gestionan los procesos, Por ello, la PCM (2013), refiero a los atributos principales de todo servidor del estado:
(i) “La responsabilidad ante las autoridades democráticamente elegidas, como representantes de los ciudadanos”.
(ii) “La independencia política que deben tener respecto de los intereses específicos de políticos y grupos de poder, dado que deben defender
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los intereses de los ciudadanos y garantizar la neutralidad de la acción pública”.
(iii) “La capacidad técnica para desarrollar políticas públicas eficaces (p.12)”.
• “Seguimiento, evaluación y gestión del conocimiento”
Uno de los elementos importantes y que nunca debe dejarse de lado en la gestión pública es el análisis de información, cuya finalidad es el permanente seguimiento y monitoreo de los diferentes indicadores en las distintas etapas del proceso de los bienes o servicios que se producen. Así mismo es relevante la evaluación de resultados, el impacto de las actividades, los programas y proyectos llevados realizados por cualquier entidad pública con el objeto de mejorar los productos y servicios prestados, tal como menciona la PCM (2013), que el sector público, al implementar progresivamente y de manera formal la gestión del conocimiento, se logrará una mayor articulación entre sus sistemas, agilidad en la prestación de servicios o producción de bienes, a su vez se optimizarán los recursos y la transparencia de la información referente a los asuntos públicos.
b) “Pilares de la Política de Modernización de la Gestión Pública”
En la figura 7, se muestra los cinco pilares de la PNMGP, basados en los cinco componentes antes descritos, compuestos por tres ejes transversales, dentro de los cuales el pilar tres “Gestión por procesos, simplificación administrativa y organización institucional”, han servido para el desarrollo de la investigación debido a que está directamente relacionado a la mejora de los procesos de la gestión pública.
35 Figura 7
Pilares de la Política de Modernización de la Gestión Pública
Nota. En la figura mostrada se evidencia la articulación de los pilares de la modernización de la gestión pública y los tres ejes transversales como el Gobierno Electrónico, Gobierno Abierto, Gobierno Institucional, tomado de la PCM (2013, p. 35).
• PILAR1: “Políticas públicas, planes estratégicos y operativos”
El estado peruano tiene políticas públicas establecidas, dónde se priorizan los requerimientos de los ciudadanos, así mismo esto debe orientar en los planes estratégicos de todos los niveles del estado, siendo el Centro de Planeamiento Nacional (CEPLAN) el organismo que se encarga de articular la planificación estratégica y operativa en todos los niveles del estado. PCM (2013).
• PILAR 2: “Presupuesto por resultados”
El organismo encargado del segundo pilar es la “Dirección General de Presupuesto Público (DGPP)” del “Ministerio de Economía y Finanzas (MEF)” a través de la reforma presupuestaria, de acuerdo a la PCM (2013), menciona que la reforma tiene por objetivos: “(i) Mantener la disciplina fiscal; (ii) Mejorar la eficiencia en la distribución de los recursos; (iii) Mejorar la calidad del gasto asegurando eficiencia y eficacia en las operaciones de todas las entidades y agencias en los tres niveles de gobierno”.
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Y mediante los programas presupuestales, se logrará una mejor coherencia del presupuesto con lo dispuesto en las políticas públicas, así como las prioridades del gobierno, articulados al planeamiento estratégico y operativo de todos los niveles del estado con mecanismos de control y evaluación permanente.
• PILAR 3: “Gestión por procesos, simplificación administrativa y organización institucional”
La PCM (2013), en la “Política de Modernización de la Gestión Pública”
se plantea implementar la “Gestión por Procesos” en todas las instancias del estado, para que mejoren los servicios al ciudadano de una manera eficiente y eficaz, generando valor en los resultados enfocados en el ciudadano.
Se debe alinear los procesos misionales de la organización con los procesos de soporte para asegurar que las características, atributos del bien o servicio cumpla con las expectativas de los ciudadanos, identificando sus secuencias y sus interrelaciones entre los procesos priorizando aquellos que generen valor en la cadena productiva.
Posteriormente la operación de procesos funciona como un todo de manera coherente y articulada, y producto del funcionamiento se espera resultados que generen valor al ciudadano, con procesos óptimos por la transparencia y efectividad.
La mejora de procesos de soporte, es decir optimizarlos, se realizan en la medida que la regulación de los sistemas administrativos lo permitan, sin implicancia que se puedan identificar oportunidades de mejora que requiera modificatoria, en el marco de la mejora continua. Posteriormente las entidades podrán elaborar los manuales de procedimientos, donde se establece la relación y operatividad entre los: “Insumos, procesos, productos, resultados e impactos” de toda la cadena de valor que generen la satisfacción de los ciudadanos. “La Gestión por Procesos” permite la simplificación administrativa, eliminando la redundancia de actividades y recursos innecesarios en el funcionamiento de la administración pública en favor de los ciudadanos.
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En cuanto a la organización institucional, para llevar a cabo los procesos antes mencionados, se deben llevar una organización adecuada para lograr resultados esperados de los procesos de manera eficiente, el diseño de las organizaciones debe tener los siguientes elementos:
La estructura de las diferentes organizaciones del estado debe tener en consideración los siguientes puntos, PCM (2013, p.43-44):
(i) “La existencia de estamentos básicos como la alta dirección, gerencias intermedias, personal de análisis, personal operativo y personal del soporte administrativo”.
(ii) “Los mecanismos de coordinación como la comunicación, los niveles jerárquicos, la estandarización de procesos, productos, resultados, conocimiento, valores y normas de conducta”.
(iii) “Los criterios de diseño como la especialización del trabajo, identificación de procesos de producción y procesos de soporte, las capacidades y competencias del personal, la agrupación de unidades, el tamaño de las unidades, los enlaces entre las unidades, decisiones centralizadas y las descentralizadas”.
(iv) “Temas contingentes como la capacidad de responder a los cambios en el entorno político, social y económico, los grupos de interés, las relaciones de coordinación y de dependencia institucional, la antigüedad de la institución, la tecnología, y las relaciones de Poder”.
• PILAR 4: “Servicio civil meritocrático”
Según la PCM (2013), la “Autoridad Nacional del Servicio Civil (SERVIR)”
es responsable del cumplimiento del pilar 4, cuyo objetivo es mejorar el desempeño de los servidores públicos que genere impacto positivo en la función pública, sobre la base de mérito e igualdad de oportunidades. Se busca a servidores con altas competencias profesionales para los puesto claves en la administración pública, priorizando la meritocracia y una adecuada gestión del de los servidores públicos.
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La PCM (2013, p.45), menciona los objetivos principales de la reforma que implementa el servicio civil:
(i) “Establecer un sistema de derechos y deberes para el adecuado funcionamiento del empleo público”.
(ii) “Contar con un personal idóneo para el cumplimiento de los objetivos institucionales”.
(iii) “Fortalecer la institucionalización del sistema de gestión de personas del estado”.
Por lo que les corresponde a cada Oficina de Recursos Humanos de las instituciones del estado, realizar la implementación de las políticas públicas referidas a la reforma que gestiona el órgano rector (SERVIR), quien dispone de la política del sistema y resuelve las controversias.
• PILAR 5: “Sistema de información, seguimiento, evaluación y gestión del conocimiento”
De acuerdo con la PCM (2013), el sistema de información procesa los datos y las transforma en información válida y útil para la adecuada toma de decisiones, por lo que este sistema gestiona la información desde su etapa inicial hasta la evaluación de resultados e impacto que son medidos a través de los indicadores cuantitativos y cualitativos definidos en los planes estratégicos institucionales. Los indicadores deben ser planteados de manera sencilla, entendible, medibles y alcanzables orientados a resultados en un determinado tiempo, así también se debe asegurar que la validación de los indicadores pase por procesos técnicos a fin de asegurar su calidad, confiabilidad, y transparencia para una adecuada toma de decisiones.
Dentro del proceso de gestión de información existen dos momentos importantes que son el seguimiento y monitoreo, verifica que la actividad y la secuencia se realice de acuerdo con lo diseñado, y la evaluación, que determina cambios o secuencias en las actividades diseñadas.
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Finalmente, en este pilar con todo lo aprendido por las organizaciones se debe gestionar el conocimiento a través del flujo de información que genere salidas correctas y se pueda usar rápidamente, que toda la organización conozca de los conocimientos generados, para esto se deben explicitar los conocimientos.
1.2.5. Gestión por procesos en el marco de la PNMGP.
Para operativizar la implementación del pilar 3 de la “Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública” se aprueba la “Norma Técnica para la implementación de la gestión por procesos en las entidades de la administración pública”(p.1) por la “Secretaria de Gestión Pública SGP (2018)”, en el que se establecen las disposiciones técnicas para su implementación.
La SGP (2018), menciona que: “La implementación de la gestión por procesos en progresiva en las instituciones del estado” (p.18), y tiene tres fases,
“1) Determinación de procesos, 2) Seguimiento, medición y análisis de procesos, 3) Mejora de procesos” (p.5), como se muestra en la figura 8.
Figura 8
Fases de la gestión por procesos
Nota. Adoptado de las fases de la gestión por procesos (p.5), 2018, Secretaría de Gestión Pública.
Determinación de procesos
Seguimiento medición y
análisis de procesos Mejora de
procesos
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La implementación de la “Gestión por Procesos” es base para el planteamiento de la formulación de distintos documentos de gestión como es el planeamiento estratégico institucional, el presupuesto, la organización, mejora de la calidad en todos los procesos, el transito civil, gestión del riesgo, entre otras.
En este apartado se detalla las tres fases de la “Gestión por Procesos”, señalados en la “Norma Técnica de la Secretaría de la Gestión Pública (2018)”.
• Fase 1: “Determinación de procesos”
Está inmerso la identificación y caracterización de los procesos estructurados en cinco pasos, de acuerdo con la “Secretaría de Gestión Pública (SGP)” como se muestra en la Figura 9.
Figura 9
Pasos para la determinación de procesos
Nota. Adoptado de Pasos para la determinación de procesos (p.8), 2018,
“Secretaría de Gestión Pública”.
“Paso 1: Identificación de productos”: Para identificar los procesos de la entidad, el equipo técnico lista los productos que genera la entidad en base al marco de sus competencias, y esto se ve reflejado en sus documentos de creación y de gestión interna y externa.
“Paso 2: Identificación de procesos”: En base a los productos listados en el paso 1, se identifican los procesos misionales que son necesarios para ejecutarlos, y con referida información se complementa la identificación de los procesos estratégicos y de apoyo o soporte teniendo en cuenta las interrelaciones, esto generará un inventario de procesos.
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“Paso 3: Caracterización de procesos”: En este paso se detallan características de los procesos previamente identificados, los cuales son:
Objetivo, dueño, elemento de entrada, actividades, producto, personas, recursos, controles y el identificador de desempeño.
“Paso 4: Determinación de la secuencia e interacción de los procesos”: Aquí se determina la secuencia e interacción del catálogo de procesos identificados y caracterizados, teniendo en cuenta que productos generan, los insumos y las salidas del proceso; como resultado se obtendrá el Mapa de Procesos de la entidad, que es la representación a través del diagrama de bloques.
“Paso 5: Aprobación y difusión de los documentos generados”: El Mapa de procesos, las fichas técnicas, los diagramas son revisados y aprobados por los dueños del proceso, previa validación de los especialistas técnicos de cada institución para finalmente ser aprobados antes la autoridad máxima de la entidad. Tras la aprobación de los documentos de la “Gestión por Procesos”, deben ser comunicadas y difundidas por los diferentes medios de comunicación hacia los actores internos y grupos de interés de la institución.
• “Fase 2: Seguimiento, medición y análisis de procesos”
En esta fase consiste en verificar los procesos sobre el desempeño logrado identificando las oportunidades de mejora, en esta fase existen dos pasos, según la Secretaría de Gestión Pública (2018), como se muestra en la Figura 10.
Figura 10
Pasos de la Fase 2 “Seguimiento, medición y análisis de procesos”
Nota. Adoptado de Seguimiento, Medición y Análisis de procesos (p.12),2018, Secretaría de Gestión Pública.
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“Paso 1: Seguimiento y medición de procesos”: En este paso se seleccionan indicadores, posteriormente los responsables del proceso realizan el seguimiento y medición.
“Paso 2: Análisis de procesos”: En este paso consiste en revisar los resultados del desempeño de cada proceso, en los que se identifican oportunidades de mejora.
• “Fase 3: Mejora de procesos”
Producto de la evaluación y medición de los procesos, se determinan mejoras en el desempeño, de acuerdo a las prioridades y recursos de las entidades, en esta fase existen tres pasos, según la Secretaría de Gestión Pública (2018), como se muestra en la figura 11.
Figura 11
Pasos de la Fase 3 “Mejora de Procesos”
Nota. Adoptado de Mejora de procesos (p.12),2018, Secretaría de Gestión Pública.
Paso 1: “Selección de problemas en los procesos”: Se priorizan los problemas u oportunidades de mejora de acuerdo con el impacto generado en la entidad.
Paso 2: “Análisis de causa-efecto”: En este paso se analizan las causas de los problemas, donde el efecto representa al problema observable.
Paso 3: “Selección de mejoras”: El siguiente paso trata de elegir las mejoras más factibles a implementar y que reduzcan en gran medida al problema.
